Басқарушы компанияның штаты жүктемемен есептеледі

Тұрғын үй реформасынан кейін басқарушы компанияларға қағаз жүзінде бірдей көрінетін портфельдер тиді: он үй, жиырма үй, жүз мың шаршы метр. Ал жұмыста олардың айырмасы үлкен. Сорғысы, паркингі және ондаған лифті бар екі жаңа кешен қатар тұрған сегіз бес қабатты үйден де көп адамды жұмыспен қамтуы мүмкін. Сондықтан басқарушы компанияның штатын мекенжай немесе пәтер санына ғана сүйеніп дұрыс есептеу мүмкін емес.

Дұрыс есеп міндетті жұмыстар мен нақты жүктемеден басталады. Жоспарлы тексеруге, өтінімдерге, апатты жағдайды тәулік бойы жабуға, есеп айырысуға, жиналыстарға, есептілікке және жолға кететін сағаттарды санау керек. Содан кейін қай сағаттарды компания ішінде қалдырып, қайсын мердігерден сатып алған қауіпсіз екенін шешеді. Осы тәсіл жазда бос отырмайтын және қыстағы алғашқы елеулі су ағуынан кейін ыдырап кетпейтін штат құруға көмектеседі.

Штат үй санымен емес, сағатпен есептеледі

Қазақстандағы жеке басқарушы компания үшін «бес үйге бір техник» деген әмбебап норматив жоқ. Қолданыстағы қағидалар міндеттерді, жұмыс мерзімділігін және құжаттарды белгілейді, бірақ дайын штат кестесін бермейді. Бұл айырманы түсіну қажет: жұмыс нормативі нені және қашан істеу керек деген сұраққа жауап береді, ал сан нормативі қанша қызметкер ұстау керектігін айтар еді. Екеуін шатастыру қауіпті, өйткені тексеріс немесе апат кезінде шағын штатқа сілтеме жасау орындалған жұмыстың орнын баспайды.

№ 166 бұйрықпен бекітілген және Өнеркәсіп және құрылыс министрлігінің 2025 жылғы 22 қыркүйектегі № 381 бұйрығымен жаңа редакцияда жазылған сметаны есептеу әдістемесі басқару ақысын және сервистік қызмет субъектілерінің қызметтерін бөлек көрсетеді. Сметада бухгалтерлік есеп, атқарушы органның еңбегі, техникалық қызмет көрсету, апатты оқшаулау, санитарлық күтіп ұстау, есепке алу аспаптары мен лифт бойынша шарттық қызметтер жеке көрінеді. Мен мұны әр орындаушыны штатқа отырғызу талабы емес, аралас модель құруға берілген нақты мүмкіндік деп түсінемін.

Әдістеменің жаңа редакциясы кезекшілік режимін тексеруге де көмектеседі. Жылыту кезеңінде инженерлік жүйелерге техникалық қызмет көрсету және апатты оқшаулау тәулік бойы жүргізілуге тиіс, ал жылыту маусымынан тыс жоспарлы қызмет айына екі рет деп көрсетілген. Жүйелер жылына бір рет маусымдық пайдалануға дайындалады. Бұл мерзімділіктен слесарь санын шығара алмаймыз, есесіне жылдық орташа өтінім санының неге жеткіліксіз екенін көреміз: қыста компания тыныш түннің өзінде апатқа дайындықты сатып алады.

Есепке бір өлшем енгізіңіз: өнімді сағат. Бұл адамның өтінішті қабылдап, санатқа бөлуіне, жүйені тексеруіне, ақауды жоюына, акт толтыруына, төлемді салыстыруына немесе жиналыс өткізуіне кеткен уақыт. Демалыс, сырқаттану, оқу, ішкі кеңес және болмай қоймайтын үзіліс те ақыны талап етеді, бірақ олар үйдегі жұмысты жаппайды.

Негізгі формула қарапайым:

Қажетті штат бірлігі = бір айдағы міндетті және нақты жұмыс сағаты / бір штат бірлігінің өнімді сағаты

Алғашқы есепте бір кеңсе немесе көшпелі қызметкерге айына 120 өнімді сағат аламын. Бұл заң нормасы емес. Бұл кәдімгі ақылы айдың ішіндегі сақ жоспарлы шама: онда жолға, қысқа кеңестерге, оқуға, демалыс резервіне және құжаттарға орын қалады. Үш айлық өлшемдеріңіз 105 не 135 сағатты көрсетсе, өз дерегіңізді қойыңыз.

Аудан, пәтер және үй саны пайдалы көрсеткіш болып қалады, бірақ олар түсіндіруші коэффициент ретінде жұмыс істейді. Аудан желілердің ұзындығы мен тазалау көлеміне әсер етеді. Пәтер саны есептеуге, өтініштер мен борышкерлерге ықпал етеді. Кіреберіс, лифт, жылу пункті, сорғы және паркинг бөлек тексеру нүктесін қосады. Мекенжайлар арасындағы қашықтық жұмыс уақытын жолға айналдырады. Бір көрсеткіш басқасының бәрін алмастырмайды.

Бір мезеттегі сұранысты да есептеңіз. Айына екі жүз сағат жұмыс тапсырмалар біркелкі түссе, екі толық емес бірлік сияқты көрінеді. Бірақ әр ауданда бір уақытта болған екі апат айлық жиынтыққа қарамастан екі орындаушыны қажет етеді. Әр функция бойынша көлеммен бірге рұқсат етілетін күту уақытын, жүктеме шегіне жететін сағаттарды және қатар жұмыс істеуі тиіс адамдардың ең аз санын жазыңыз. Сонда сыйымдылық есебі қызмет сапасының есебіне айналады.

Міндетті функцияға әрдайым бөлек қызметкер керек емес

Алдымен жауапкершілік картасын жасаңыз, содан кейін ғана лауазымдарды белгілеңіз. Әр үйде біреу өтініш қабылдауы, апат кезіндегі әрекетті ұйымдастыруы, құрылымдар мен инженерлік жүйелерді тексеруі, пайдалану журналын жүргізуі, жұмысқа тапсырыс беріп, нәтижесін қабылдауы, жарналарды есептеуі, қарызбен жұмыс істеуі және есеп беруі керек. Бірақ «біреу» деген сөз әр функцияға жеке толық штат ашуды білдірмейді.

Министрдің 2026 жылғы 29 мамырдағы № 266 бұйрығымен бекітіліп, 2026 жылғы 1 шілдеден күшіне енген құрылыс объектісін пайдалану қағидалары тексерулерді, ақауларды, техникалық қызметті, ағымдағы жөндеуді, бақылау актілері мен нұсқамаларды тіркеуді талап етеді. Журналдың үлгілік нысанында орындаушы, негіз, нәтиже және жауапты тұлға тікелей көрсетілген. Демек, қағидалар басқарылатын үдеріс пен құжаттағы ізді талап етеді. Журналды нақты үйдің штаттағы технигі ғана жүргізуге тиіс деп айтылмаған.

Функцияларды төрт топқа бөліңіз:

• портфельді тұрақты басқару және шешімдер үшін жауапкершілік;
• күн сайын болжамды ағынмен қайталанатын жұмыс;
• арнайы біліктілік немесе жабдық қажет ететін сирек жұмыс;
• маусымдық шарықтау мен апаттық резерв.

Бірінші топты компания ішінде ұстаған жөн: басқарушы, техникалық тапсырыс беруші және өтінім үдерісінің иесі бүкіл портфельді көруі керек. Екінші топтағы шешім көлемге байланысты. Бір типті жүздеген сантехникалық өтінім тұрақты түссе, штаттағы бригада арзан әрі жылдам болуы мүмкін. Айына он шақырту үшін ол меншік иелерінің ақшасына жұмыс күтіп отырады.

Үшінші топты көбіне мамандандырылған ұйымдарға береді. Тұтынушылардың электр қондырғыларын техникалық пайдалану қағидалары пайдалану жұмысын мамандандырылған ұйыммен жасалған шарт арқылы жүргізуге рұқсат етеді, бірақ талап қолданылатын жерде электр қондырғыларына жауапты тұлға мен оның орынбасарын тағайындауды міндеттейді. Лифтке қызмет көрсетуді, оны куәландыруды, өрт жүйелерін, зертханалық өлшеулерді және газ жабдығындағы күрделі жұмысты әмбебап шебердің қосымша жұмысына айналдыруға болмайды.

Төртінші топты негіздемелік шарттар мен алдын ала келісілген тарифтер жабады. Қалың қар, мерекеден кейінгі жаппай бітелу, жылуды іске қосу және су тасқынына дайындық бір апталық шарықтау үшін жыл бойы штат ұстауды ақтамайды. Бірақ апат кезінде ғана іздей бастаған мердігер резерв болып саналмайды. Шартта жауап беру уақыты, жұмыс шекарасы, рұқсаттар, материалдар, акт толтыру және орындаушыны ауыстыру тәртібі жазылса ғана резерв бар.

Жауапкершілік картасында үш түрлі рөл көрінуі керек: оқиғаны кім байқайды, шешімді кім қабылдайды және жұмысты кім орындайды. Диспетчер байқап, жібереді, техникалық жауапты адам қауіпсіз әрекетті анықтайды, шебер немесе мердігер орындайды. Шағын компанияда күндіз бір адам бірнеше рөлді атқаруы мүмкін, бірақ жазбада шешімдер бәрібір ажыратылуы тиіс. Әйтпесе су басуды талқылағанда әркім өз хат алмасуын көрсетеді, ал ажырату мен рұқсат беру ретін қалпына келтіру мүмкін болмайды.

Картада иесіз қалған жұмыс бар-жоғын тексеріңіз. МИБ-пен шартта басқарушы компания «күтіп ұстауды ұйымдастырады» деп жазылып, сервистік компанияның шарты жоспарлы тексерумен ғана шектелсе, апатты оқшаулау екеуінің ортасында қалып қоюы мүмкін. Мұндай олқылықты жаңа лауазыммен емес, анық міндетпен, байланыс дерегімен және әрекет ету уақытымен жабу керек.

Тәулік бойғы диспетчерлік бекетке беске жуық бірлік керек

Тәулік бойы істейтін бір бекетті үш диспетчермен тұрақты артық жұмыссыз жаба алмайсыз. Бір аптада 168 сағат бар. 40 сағаттық жұмыс аптасында таза арифметика демалыс, сырқаттану, оқу мен алмастыруды қоспай тұрып 4,2 бірлік береді. Өз бекетіңіздің тұрақты жұмысына шамамен 4,7-5 бірлік жоспарлаңыз немесе түнгі кезекшілікті апаттық диспетчерлік қызметтен сатып алыңыз.

Бұл әр портфельге жеке бекет керек дегенді білдірмейді. Алдымен өтінішті қабылдауды апатты шақыртуға барудан ажыратыңыз. Түнгі операторда мекенжай базасы, жоғары деңгейге беру сызбасы, кезекшілердің байланысы және қажетті қызметті жедел шақыру құқығы болса, бірнеше портфельге қызмет көрсете алады. Кезекші сантехник түні бойы телефон жанында отырмауы керек, ал диспетчер электр қалқанын су басқаннан кейін сорғыны қосу қауіпсіз бе деген шешімді өзі қабылдамауы тиіс.

Күндізгі жүктемені тұрғын санына емес, байланыстар санына қарап есептеңіз. Төрт апта ішінде барлық қоңырауды, хабарламаны, қолданба, WhatsApp, Telegram, QR-код арқылы түскен өтінімді және басқарушылар қабылдаған өтініштерді шығарып алыңыз. Әр байланысқа қабылдау, санаттау, мекенжайды нақтылау, тұрғынға жауап беру және орындаушыға жіберу уақытын белгілеңіз. Жабылмаған өтінім бойынша қайталама қоңырау да уақыт алады және көбіне оператор жетіспеуін емес, жұмыстың нашар ұйымдастырылғанын көрсетеді.

Санаттар тұрғынның эмоциясын емес, жасалатын әрекетті көрсетуі керек. Тұрғынның «шұғыл» деген сөзі апат белгілерін алмастырмайды. Кемінде өмірге қауіп, мүлікке белсенді зиян, ортақ үй жүйесінің тоқтауы, ортақ мүліктің қалыпты ақауы және есептеу мәселесі үшін өлшем жазыңыз. Әр санатқа алғашқы шешім мерзімі мен келесі жоғары деңгейге беру сатысын белгілеңіз. Сонда түнгі оператор тамбурдағы шам үшін электрикті оятпайды және күйік иісін таңға қалдырмайды.

Тіл мен арна жүктемесін бағалаңыз. Бір әңгіме телефоннан басталып, мессенджердегі фотомен жалғасып, қолданбадағы жауаппен аяқталуы мүмкін. Жүйе үш бөлек карточка жасаса, статистика ағынды асырып көрсетеді, ал орындаушы қарама-қайшы тапсырма алады. Мекенжайы, тақырыбы және уақыты бойынша өтініштерді біріктіру тұрғындардың қолжетімділігін төмендетпей, жұмыс сағатын босатады.

Мысал: портфельге айына 900 байланыс түседі. Алғашқы өңдеудің толық циклі орта есеппен алты минут алады, демек қабылдауға 90 сағат кетеді. Қайта нақтылау, кешігуді бақылау және шығыс хабарламалар тағы 35 сағат алады. Барлығы 125 өнімді сағат, яғни бір күндізгі бірлік толып тұр. Өтініштер таңертең және жұмыстан кейін күрт көбейсе, орташа жүктеме жаңылыстырады: ең қызу екі сағатта тұрғындар бәрібір күтеді. Мұндайда күні бойы екінші адам емес, сұраныс шарықтаған сағаттарға жартылай ауысым қосыңыз.

Диспетчер мекенжай, бөлме немесе ортақ мүлік аймағы, санат, уақыт, сипаттама, бар болса фото, тағайындалған орындаушы және мерзімі бар карточка қалдыруы керек. Апат үшін жоғары деңгейге берілген уақыт пен оқшаулауды растауды қосыңыз. Есеп жеке чаттарда өмір сүрсе, 400 жұмысты 400 әңгімеден ажырата алмайсыз және штатты жүктемеге емес, ашуға қарап есептейсіз.

Диспетчерлік қызметке шамадан тыс жүк түскенін төрт белгі көрсетеді:

• мазмұнды алғашқы жауапқа дейін қайта хабарласатын тұрғындар көбейеді;
• кезекші бос болса да, апаттық өтінім орындаушы тағайындауды күтеді;
• операторлар кешігуді алып тастау үшін нәтижесіз карточканы жабады;
• басқарушылар өтінішті қайтадан жеке нөміріне қабылдай бастайды.

Автоматты бөлу қол жұмысын азайтады, бірақ жауапты операторды жоймайды. Арна мәтінді тәулік бойы қабылдай алады, алайда адам немесе шарттық қызмет адамдар мен мүлікке төнген қауіпті танып, оқшаулау сызбасын іске қосып, орындаушының шынымен шыққанын тексеруі тиіс.

Техник ұсақ жөндеуге емес, жағдайға жауап береді

Портфель технигі ең алдымен техникалық тапсырыс беруші ретінде қажет. Ол тексеру кестесін жүргізеді, ортақ мүліктің шекарасын біледі, ақауларды тіркейді, мердігерге тапсырма береді, көлем мен сапаны тексереді, маусымдық шараларды дайындайды және апаттық жамаудың тұрақты шешімге айналуына жол бермейді. Техник күні бойы шам ауыстырып, пәтер ішіндегі сифонды тазаласа, үйлердің техникалық жағдайын ешкім басқармайды.

№ 266 бұйрық құрылымдарды, қасбеттерді, шатырлар мен іргетастарды тексеруді, жарықтар мен деформацияны, пайдалану режимін, су бұру мен инженерлік жүйелерді бақылауды тізіп көрсетеді. Журналда табылған ақауды ұсынылған және нақты жою тәсілімен байланыстыру керек. Демек, техник жүктемесіне тек аралау минуттары емес, бағыт дайындау, бөлмеге кіру, фото, жазба, ақау актісі, жұмысқа тапсырыс беру және қабылдау да кіреді.

Күрделі паркингі жоқ қалыпты үйге жоспарлы техникалық цикл үшін айына 8-12 сағат белгілеңіз. Бұл мемлекеттік норматив емес, жұмыс болжамы: мысалы, әрқайсысы үш сағаттан екі тексеру, жазбаға екі сағат және тапсырма беру мен қабылдауға төрт сағаттай уақыт. Жеке жылу пункті, сорғысы, бірнеше лифті, түтін шығару жүйесі және кепілдік шағымдары бар үйге 18-25 сағат кетуі мүмкін. Құжаттары нашар қалпына келтірілген ескі үй де жоғарғы топқа түседі.

120 өнімді сағатпен бір техник қатар тұрған 10-12 қарапайым үйді немесе инженерлік жүйесі көп 5-7 объектіні алып жүре алады. Аралас портфельді балмен есептеңіз: қарапайым үй бір бірлікке, күрделі үй екіге, құрылыс салушыдан немесе бұрынғы ПИК-тен қабылданып жатқан объект уақытша үшке тең. Нақты есеп басқа сыйымдылықты дәлелдегенше бір техникке осындай 10-12 бірліктен артық бермес едім.

География есепті ойлағаннан да қатты өзгертеді. Алты сағат тексеру мен төрт сағат жол он сағат жүктеме болады, алты сағат емес. Мекенжайларды бағыт бойынша топтастырып, аудандарға арналған күндерді белгілеңіз. Техник кілт, өкіл немесе рұқсат болмағандықтан бір үйге үш рет қайтса, екінші техник алмаңыз, кіру тәртібі мен жоспарлауды түзетіңіз.

Техникалық қарызды да есептеу керек. Үйді кетіп жатқан ПИК-тен немесе құрылыс салушыдан қабылдағанда алғашқы айлар жабдықты түгендеуге, паспорттарға, жауапкершілік шекарасы актілеріне, жабылмаған ақауларға және шарттарды тексеруге кетеді. Бұл жобалық жүктеме. Оған бөлек уақытша коэффициент немесе қабылдау маманын қойыңыз, әйтпесе жаңа портфель қазіргі үйлердің ресурсын білдірмей жұтады.

Қабылдау кезінде папка санына сенбеңіз. Нақты жабдықты түгендеу тізімімен салыстырыңыз, қолданыстағы шарттарды табыңыз, паспорттар мен соңғы қызмет актілерін тексеріңіз, кілттер мен кіру сызбаларын алыңыз, аспап көрсеткіштері мен ашық ақауларды тіркеңіз. Әр олқылыққа жауапты адам мен мерзім белгілеңіз. Сорғы паспорты жоқ үй сырттай жаңа болса да, көбірек техникалық уақытты талап етеді.

Техник айына бір рет жабылған нарядты ғана емес, қайталануды да қарауы керек. Бір маусымда бір муфтаны үш рет ауыстыру жергілікті жөндеу себепті жоймағанын білдіреді. Қайталанған ақаулар тексеру мен сметасы бар бөлек жоспарға енгізіледі. Әйтпесе шеберлер бос емес болып көрінеді, тұрғындар риза болмайды, ал штат бір ақаудың артынан өсе береді.

Сантехник пен электрикке тең сан емес, резерв керек

Штаттағы шеберлерді әр мамандық бойынша өтінімдер мен жоспарлы жұмыстың еңбек сыйымдылығына қарап бөлек есептейді. «Әр он үйге бір сантехник және бір электрик» формуласы бюджетке ыңғайлы, бірақ ағынға сирек сәйкеседі. Тұрғын үй портфелінде сантехникалық өтініш көбіне көп болады, ал электр жұмысы қатаң рұқсатты, ажыратуды және екінші адамды жиірек талап етеді. Тең бірлік бір шеберге кезек, екіншісіне бос уақыт жасайды.

Он екі аптаның дерегін шығарып, әр жабылған жұмысқа компания ішіндегі өлшемді тағайындаңыз: объектідегі нақты уақытқа жолды, материал алуды, қауіпсіз ажыратуды, тексеруді және актіні қосыңыз. Шебер барлық карточканы кешке жабатын болса, «жұмыста» мен «жабық» мәртебелерінің арасындағы уақытты ғана алмаңыз. Алғашқы өлшемдер таза болмайды, бірақ ағын құрамын бірден көрсетеді.

Бір айда толық еңбек сыйымдылығы орта есеппен 45 минут болатын 160 сантехникалық жұмыс түсті делік. Бұл 120 сағат. Тораптарды жоспарлы аралау, ауыстырып қосу, ортақ желідегі ұсақ ауыстыру және қысыммен сынауға көмек тағы 55 сағат қосты. Апаттық резервке тағы 35 сағат кетті. Барлығы 210 сағат, біздің жоспарлы сыйымдылық бойынша 1,75 бірлік. Мұнда екі сантехник немесе штаттағы бір шебер мен шығу уақыты кепілдендірілген шарттық алмастыру орынды.

Сол портфельде электр бойынша бір сағаттан 55 өтінім және 45 сағат жоспарлы тексеру мен ұсақ жұмыс болды. Барлығы 100 сағат. Толық бірлік жеткілікті көрінеді, бірақ арнайы өлшеу, күрделі жөндеу, биіктегі жұмыс немесе тәулік бойғы алмастыруды шарт жапса ғана. Соңғы 20 сағатты кездейсоқ жұмыспен толтырып, жалғыз электрик ауырғанда электр қалқанына кіруге құқығы бар ешкім қалмағанын кейін білуге болмайды.

Апаттық кезекшілікті бөлек жолмен есептеңіз. Кезекшілік пен нақты жөндеуді бірдей сағат ретінде қосуға болмайды. Адамға түнде бірде-бір шақырту түспеуі мүмкін, бірақ компания оның жауап беруге дайындығын бәрібір сатып алады. Шағын портфель үшін шеберлердің өз түнгі ауысымы көбіне қымбат. Бейінді апаттық қызметпен жасалған шарт пен күндізгі штаттағы шеберлер, егер қызмет объектілерді білсе және жаттығу мен тексеруге тұрақты қатысса, бағаны дұрысырақ көрсетеді.

Материалдар да өнімділікке әсер етеді. Кран, автомат немесе тығыздағыш үшін әр жолы дүкенге баратын шебер курьердің жұмысын атқарады. Тұтыну тарихына қарап шағын апаттық қор құрыңыз, ең аз қалдықты белгілеңіз және материалды нақты жұмысқа есептен шығарыңыз. Сирек қолданылатын қымбат бөлшекті сақтаудың қажеті жоқ, бірақ мердігер оны келісілген мерзімде әкелетінін алдын ала растауы керек.

Шеберлерді тек жабылған өтінім санымен салыстырмаңыз. Шам ауыстыру мен тік құбыр жарылуын оқшаулау тең емес. Еңбек сыйымдылығын, қайталама жұмыс үлесін, қауіпсіз рұқсат талаптарының орындалуын, материал шығынын және қалпына келтіру уақытын қараңыз. Аз карточка жапқан жұмысшы жоспарлы әрекетімен қымбат апаттардың алдын алуы мүмкін.

Әмбебап жұмысшы есік, есік жапқыш, бекітпе, жергілікті бояу және арнайы рұқсат қажет емес басқа жұмыстарға жарайды. Оны бір мезетте сантехник, электрик, дәнекерлеуші және өрт автоматикасының маманы деп атауға болмайды. Мұндай үнем жабдық бүлінгенге немесе адам жарақаттанғанға дейін ғана үнем болып көрінеді.

Бухгалтерия ерекшеліктер мен құжаттар бойынша есептеледі

Дербес шот саны бухгалтерлік штаттың көлемін өздігінен дұрыс болжамайды. 1 500 үй-жайға автоматты есептеу бірнеше минут алуы мүмкін, ал ауданы даулы, үлесі қате, төлемі бөлінбеген жүз жазба мен борышкерлер бір аптаны алады. Қолмен өңделетін ерекшеліктерді, банк операцияларын, шарттарды, актілерді, жеткізуші төлемдерін, салық және статистикалық есептілікті, жалақыны және меншік иелеріне жауаптарды есептеңіз.

Смета әдістемесі бухгалтерлік есеп, статистикалық және салық есептілігі үшін еңбекке немесе қызметке ақы төлеуді бөлек көрсетеді. Мұндағы «қызмет» сөзі маңызды: заңды функция шарт бойынша орындалуы мүмкін. Бірақ есепті сыртқа беру басқарушыдан дұрыс үй-жай тізілімін, бекітілген сметаны, есептеу негіздерін және бастапқы құжаттарды ұсыну міндетін алып тастамайды.

Үйлердің операциялық есебін компанияның реттелетін есептілігінен бөліңіз. Операциялық бухгалтер күн сайын төлем ерекшеліктерін бөледі, есептеулерді бақылайды, борышкерлер тізімін дайындайды, актілерді салыстырады және нақты үй бойынша түсінікті есеп жасайды. Сыртқы бухгалтерия салықты, жалақыны және заңды тұлғаның міндетті нысандарын жүргізе алады. Бір мердігер бәрін атқарса, бастапқы құжат алмасу мерзімін және әр кондоминиум объектісі бойынша дерек шығару пішімін бекітіңіз.

1 440 үй-жайға айлық жүктеме мысалы: 12 минуттан 110 төлем ерекшелігі 22 сағат береді; 15 минуттан 180 борышкермен жұмыс 45 сағат алады; 15 минуттан 70 акт пен жеткізуші шоты 17,5 сағат береді; кезеңді жабу, есептер және жауаптар тағы 32 сағат алады. Барлығы 116,5 сағат. Жаппай есептеу автоматты болса, бұл бір толыққа жуық бірлік. Бухгалтер әр түбіртекті қолмен терсе, сіз қалыпты адам қажеттілігін емес, нашар үдерістің бағасын өлшейсіз.

Кассаны, бақылауды және төлемді бекітуді бір адамға қоспаңыз. Бір қызметкер тізілімді дайындай алады, екінші уәкілетті адам негізді тексереді, ал басшы немесе төраға қабылданған тәртіппен төлемді бекітеді. Шағын штатта рөлдер жеке бірлікке тең болмауы мүмкін, бірақ әрекеттер мен құқықтар бөлінуі тиіс.

Бухгалтерді алмастыру әсіресе кезеңді жабу және төлем күндерінде қажет. Негізгі бухгалтер болмаса, тізілімді кім шығаратынын, банк көшірмесін кім тексеретінін және міндетті нысанды кім жіберетінін жазыңыз. Алмастыруды сырттан алуға болады, бірақ ол адамда заңды қолжетімділік, нұсқаулық және бақылау күнтізбесі болуы керек. Бір адам ғана білетін құпиясөз штат үнемдемейді, жұмысты тоқтатады.

Тұрғындардың есептеу жөніндегі сұрақтарына жауапты бөлек өлшеңіз. Әр сұрақ үшін хаттаманы, ауданды және тарифті үш папкадан іздеу керек болса, бухгалтер сағатын мұрағатқа жұмсайды. Негіздері байланыстырылған тізілім бұл жүктемені және қайталама түсіндіру санын азайтады. Портфельге тағы бір бірлік керек деген қорытындыға дейін осындай түзетулерді аяқтау қажет.

Басқарушыны шешімдер мен даулы жағдайлар шектейді

Басқарушы уақытын шаршы метрге емес, адамдар қатысатын шешімдерге жұмсайды. Ол МИБ-пен басымдықтарды келіседі, смета дайындайды, жиналыс өткізеді, есеп бойынша жауап береді, даулы өтінімдерді талдайды, мердігерлерді кіргізеді, уәделерді бақылайды және үйді басқаруға қабылдайды. Тыныш үйлердің саны жүктеме шарықтауын жасырады: жиналыс, тариф өзгерту, үлкен ақау немесе құжат өткізу бірнеше жұмыс күнін қатар алуы мүмкін.

Тұрақты үйге басқарушының айына 10-14 сағатын жоспарлаңыз. Бұл шамаға төрағамен немесе үй кеңесімен тұрақты байланыс, бюджет пен мердігерлерді бақылау, тұрғындарға хабарлама және бірнеше күрделі өтінімді шешу кіреді. Өтпелі кезеңдегі, құжаты кешіккен немесе белсенді жөндеу жүріп жатқан үйге 25-40 сағат керек. Бұл да өз өлшемдеріңізбен ауыстырылатын жоспарлы модель.

120 сағаттық сыйымдылықта бір басқарушы әдетте 8-10 тұрақты үйді алып жүреді. Мекенжайлар жақын, шарттар бірдей, техник жақсы және диспетчерлік тәртіп болса, он екі үй де мүмкін. Әр объект таратылған кооперативтен қабылданып немесе кепілдік ақауларын жойып жатса, бес үй шек болуы ықтимал.

МИБ төрағасы мен портфель басқарушысы бірін-бірі қайталамайды. Төраға меншік иелерінің мүддесін білдіреді және үйдің басқару органдары қабылдаған шешімдер аясында әрекет етеді. Басқарушы компания шарттық жұмыс пен орындалуды ұйымдастырады. Шекаралары жазылмаса, екеуі де тұрғындарға жауап береді, екеуі де шеберлерге тапсырма береді, ал маңызды жұмыс иесіз қалады.

Шешім матрицасын кемінде бір бетке жазыңыз. Жиналысты кім жариялайды, материалды кім дайындайды, актіге кім қол қояды, жоспардан тыс шығысты кім келіседі, тұрғындарға кім хабарлайды, апаттың оқшаулануын кім қабылдайды, құжаттың түпнұсқасын кім сақтайды. Осындай матрица тағы бір үйлестірушіні жалдағаннан да көп уақыт босатуы мүмкін.

Мердігер шарықтау жүктемесін басқарылатын шартпен ғана алады

Сирек сұранысы бар, қымбат жабдықты, міндетті мамандануды немесе қатты маусымдылықты қажет ететін жұмысты мердігерге берген жөн. Қалыпты портфельде бұған лифт, өрт автоматикасы, желдету және газ жабдығына қызмет көрсету, электр өлшеулері, дератизация мен дезинсекция, қар шығару, биіктегі жұмыс, ірі ағымдағы жөндеу және апаттық кезекшіліктің бір бөлігі жатады. Салық есептілігі мен жалақыны да қызмет ретінде сатып алу жиі тиімді.

Басымдық қоюды, нәтижені техникалық қабылдауды және үймен қатынасты мердігерге бермеңіз. Орындаушы өз нарядын жабуға мүдделі. Басқарушы компания сол ақау жойылғанын, жаңа қауіп пайда болмағанын, көлем актіге сай екенін және бекітілген смета бабынан төлеуге болатынын тексеруге міндетті.

Әлсіз шарт «үйге қызмет көрсету» деген бір жолдан тұрады. Жұмыс істейтін шартта объектілер мен жабдық тізімі, жоспарлы мерзімділік, апат санаттары, растау және шығу уақыты, кезекшілік режимі, рұқсат талаптары, үлгілік жұмыстардың бағасы, материал ережесі, фото мен акт, қайталама ақау үшін жауапкершілік, журналға қолжетімділік тәртібі және шартты бұзу талабы болады. Апат бойынша оқшаулау қай жерде аяқталып, қалпына келтіру жөндеуі қай жерде басталатынын бөлек жазыңыз.

Мердігер қуатын өз штатыңыз сияқты тексеріңіз. Сервистік компания бір экипажбен жиырма басқарушы компанияға бір сағатта шығуға уәде берсе, шарт резерв жасамайды. Ауысымдар бойынша кезекші бригадалар тізімін, қамтылатын ауданды, бір мезеттегі шақыртулар тәртібін және ауысым басшысының байланысын сұраңыз. Содан кейін апатсыз бақылау шақыртуын жасап, ақпараттың диспетчерден орындаушыға дейін жетуін қараңыз.

Арзан мердігер штаттағы басқарушы бірнеше сағат жауап күтіп, техник актіні қайта жасап, тұрғындар қайта қоңырау шалғанда қымбаттайды. Бұл сағаттарды мердігер құнына қосу керек. Штат пен шартты жабылған жұмыстың толық бағасы бойынша салыстырады, жалақы мен айлық шот бойынша емес.

Салыстыруды төрт сома бойынша жүргізген ыңғайлы: тұрақты ақы, жұмыстың өзгермелі бағасы, ішкі бақылау сағаты және кешігу не қайта шығу бағасы. Соңғы сома бухгалтерлік шотқа әрдайым түспейді, бірақ зиянды өтеуден, жоспардан тыс жиналыстан және үймен шартты жоғалтудан көрінеді. Оны теңгемен бағалау мүмкін болмаса, жағдайлар мен сағаттарды тіркеңіз.

Деректі қайтарып алу мүмкіндігінсіз бүкіл техникалық жұмысты бір мердігерге бермеңіз. Журналдар, актілер, фотолар, жабдық тізімі және ақаулар тарихы үйді басқару үдерісіне тиесілі. Шартта деректі тұрақты шығару және шарт бұзылғанда құжаттарды өткізу талабы болуы керек. Әйтпесе қызметті ауыстыру жаңа түгендеуден басталады, ал меншік иелері бір жұмысқа екінші рет төлейді.

Он екі үйлік портфельдің есебі

12 үй, 1 440 пәтер мен тұрғын емес үй-жай, 132 000 шаршы метр, 26 кіреберіс және 18 лифт бар портфельді қарайық. Тоғыз үй көршілес екі ауданда, үшеуі алыс орналасқан. Екі кешенде паркинг пен сорғы жабдығы бар, бір үй бұрынғы ПИК-тен қабылданып жатыр. Бұл көшіруге дайын норматив емес, есеп мысалы.

Бір айда портфель тұрғындармен 900 байланыс, 160 сантехникалық және 55 электр жұмысын береді. Үй карточкалары бойынша техникалық циклдерге 150 сағат, үйлерді басқаруға 168 сағат, операциялық есепке 116,5 сағат қажет. Апаттық өтінімді тәулік бойы қабылдау үшін компания күндізгі ағынды ішінде қалдырып, түнгісін шарттық қызметке беруді шешті.

Күндізгі диспетчерлік қызмет 125 сағат немесе 1,04 есептік бірлік алады. Компания бір диспетчер қалдырып, сұраныс шарықтаған сағаттарға алмастыру ұйымдастырады. Техникалық басқару 150 сағат немесе 1,25 бірлік алады, бірақ үйді қабылдау және алмастыру қажеттілігіне байланысты портфельге екі техник беріледі.

Сантехникалық жұмыс 210 сағат немесе 1,75 бірлік алады, сондықтан екі сантехник керек. Электр жұмысы 100 сағат немесе 0,83 бірлік алады: оны бір электрик пен арнайы мердігер жабады. Операциялық есеп 116,5 сағат, бухгалтердің толыққа жуық бірлігі. Үйлерді басқаруға 168 сағат немесе 1,4 бірлік керек, сондықтан компания екі басқарушы тағайындайды.

Нәтижесінде тоғыз толық бірлік шығады: диспетчер, екі техник, екі сантехник, электрик, бухгалтер және екі басқарушы. Портфель басшысының әкімшілік жүктемесі қалған уақытқа сыйса, екі басқарушының бірі осы рөлді атқара алады. Оған он екі үйді автоматты түрде қосып, басқаруды тегін функция деп атауға болмайды.

Түнгі диспетчерлік қызметті, алмастырушы апаттық шығуды, лифттерді, өрт жүйелерін, зертханалық өлшеулерді, дератизацияны, арнайы техникамен қар тазалауды, биіктегі жұмысты, салық пен жалақыны шарттар жабады. Кіреберіс пен аула тазалығы бұл есепке кірген жоқ: оны нақты аудан, мерзімділік, маусым және механикаландыру бойынша бөлек есептеу керек. Күзет пен консьерж де үймен емес, бекетпен есептеледі.

Есептегі 1,25 бірлікке екі техник артық көрінуі мүмкін. Бірақ бір үй қабылданып жатыр, үш мекенжай алыс, ал жалғыз техниктің демалысы немесе сырқаты портфельді техникалық қабылдаусыз қалдырар еді. Қабылдау аяқталғаннан кейін үш айдан соң компания жүктемені қайта өлшеуі керек. Ол тұрақты төмендесе, екінші техник жаңа үйлерді алады немесе сағаттың бір бөлігін қысқа мерзімді шарттағы қабылдау маманымен ауыстыруға болады.

Бұл есепті коммерциялық ұсыныс алдында бір-ақ рет жасауға болмайды. Жаңа үй бір жолды ғана өзгертпейді. Ол өтінім, бағыт, журнал, құжаттар, шарттар, есептеу, жиналыс және апаттық кезекшілік қосады. Шартқа қол қоймас бұрын әр функцияны қайта есептеп, оның қандай бос қуатпен жабылатынын көрсетіңіз.

Төрт апталық есеп штат жөніндегі дауды тоқтатады

Төрт аптада көп айлық жобасыз штатты түзетуге жеткілікті дерек жинауға болады. Әр қызметкер жұмысын үй, функция және уақыт түрі бойынша белгілейтін кезең тағайындаңыз. Есепті минут сайынғы бақылауға айналдырмаңыз: 15 минуттық қадам жеткілікті дәлдік береді және ойдан шығарылған жазбаларға итермелемейді.

Бірінші аптада үйлер, жабдықтар, қызметкерлер және мердігерлер анықтамалығын тазалаңыз. Әр өтінішке нөмір мен санат берілуі керек. Екінші аптада жол, кіруді күту және қайталама бару уақытын қосыңыз. Үшінші аптада жоспарлы жұмысты пайдалану журналы және актілермен байланыстырыңыз. Төртінші аптада есептік сыйымдылықты кешігу, қайталама өтініш және артық жұмыспен салыстырыңыз.

Тек жұмыспен қамтылуды қарамаңыз. 100 пайыз жүктелген қызметкердің апатқа резерві жоқ. Жоспардан тыс оқиғаға жауап беруге тиіс рөлдер үшін өнімді уақыттың 75-85 пайызын жұмыс ауқымы ретінде қалдырған дұрыс. Таза топтамалық бухгалтерлік жұмыс кезең жабылар алдында тығыз болуы мүмкін, бірақ алмастыру мен түсінікті күнтізбе қажет.

Үш шарт қатар орындалғанда ғана жалдау туралы шешім қабылдаңыз: кезек бірнеше апта бойы өседі, үдеріс артық қол жұмысын жасамайды, ал шарттық қуат қымбат немесе мерзімді нашар ұстайды. Бірлікті қысқарту шешімі де сондай тексеруді талап етеді. Кезектің болмауы қуаттың жақсы екенін, маусымдық тыныштықты немесе тұрғындардың өтінім арнасына сенуден қалғанын білдіруі мүмкін.

QABAT өтінімдерді қолданба, WhatsApp, Telegram, телефон және QR-кодтан жинайды, ал көп үйлі көрініс портфель жүктемесін көруге көмектеседі. Онда құжаттарды, есептеулерді, есептілікті және шешімдердің электрондық ізін де сақтауға болады, сондықтан адам саны басшының жадына емес, орындалған жұмысқа сүйеніп есептеледі.

Алғашқы циклден кейін мақсатты модельді бір бетке жазыңыз: ішкі штат, шарттық қуат, қамту сағаты, резерв, жауапты тұлғалар және қайта қарау шектері. Үй қосылғанда, инженерлік құрам өзгергенде, объект қабылданғанда, диспетчерлік режим ауысқанда және жылыту маусымы алдында оны қайта есептеңіз. Сонда штат бухгалтерия мен пайдалану қызметінің арасындағы сауда тақырыбы болудан қалып, тексерілетін қызмет бөлігіне айналады.