ПИК-тен үй құжаттарын қалай алуға болады?

Таратылып жатқан ПИК құжаттарын бұрынғы төрағадан өтініп емес, кооператив атынан қазір әрекет етуге құқылы тұлғадан ресми түрде қабылдау керек. ПИК үйді басқаруды тоқтатып, бірақ тарату комиссиясы әлі тағайындалмаған болса, талап кооперативтің өзіне және оның басшысына жолданады. Тарату комиссиясы тағайындалғаннан кейін ұйым істерін басқару өкілеттігі сол комиссияға өтеді, сондықтан талапты оның төрағасы алып, архивті жинап, актіге қол қоюға тиіс.

Тізімдемесіз берілген бір қорап қағазға келіспеңіз және тарату аяқталғанша күтпеңіз. Жаңа МИБ немесе басқару субъектісі үшін шоттарды, шарттарды, инженерлік жүйелерді және меншік иелерінің шешімдерін үздіксіз бақылау қажет. Заң тапсыруға негіз береді, алайда дәлелдердің сақталуы қабылдаушы тарапқа байланысты: не сұралды, іс жүзінде не алынды, не жетіспейді және оны кім растады.

Алдымен ПИК үшін кім жауап беретінін анықтаңыз

ПИК мәртебесі талаптың, өтініштің және актінің кімге жолданатынын анықтайды. «Кооператив таратылып жатыр» деген сөз жалпы жиналыстың шешімін, берілген хабарламаны, тағайындалған комиссияның жұмысын немесе қызметті тоқтатудың тіркеліп қойғанын білдіруі мүмкін. Бұл кезеңдерді араластыруға болмайды.

Заңды тұлға туралы мәліметтерді БСН арқылы тексеріп, тарату туралы шешімнің көшірмесін сұраңыз. Шешімнің күні, комиссия құрамы, төрағаның Т.А.Ә., хат-хабар жіберілетін мекенжай және қызметті тоқтату туралы жазбаның Бизнес-сәйкестендіру нөмірлерінің ұлттық тізіліміне енгізілген-енгізілмегені қажет. Комиссия тағайындалса, бұрынғы ПИК төрағасы, комиссия оған бөлек өкілеттік бермесе, бұрынғы лауазымы негізінде кооператив істерін басқара алмайды.

Қазақстан Республикасының «Коммерциялық емес ұйымдар туралы» Заңының 26-бабы комиссия тағайындалған сәттен бастап ұйымның мүлкі мен істерін басқару өкілеттігін тарату комиссиясына тікелей береді. Комиссия сотта да ПИК атынан әрекет етеді. Сондықтан тек бұрынғы төрағаға жіберілген хатқа «Менің енді өкілеттігім жоқ» деген ыңғайлы жауап келуі мүмкін. Негізгі дананы комиссия төрағасына, ал көшірмелерін бұрынғы басшыға, тұрғын үй инспекциясына және құжаттар сақталуы мүмкін белгілі орынға жолдаңыз.

Комиссия туралы мәлімет берілмесе, оны да тіркеп қойыңыз. Тарату туралы шешім қабылдаған органнан комиссия құрамын хабарлауды, ал әділет органынан немесе басқа құзыретті органнан қолжетімді тіркеу мәліметтерін беруді сұраңыз. Заңды негізсіз өзіңізді үй атынан қабылдаушы етіп көрсетпеңіз: жиналыс хаттамасын, МИБ тіркеу құжаттарын немесе басқару нысаны мен субъектісін таңдау туралы хаттаманы, сондай-ақ қол қоюшының өкілеттігін растайтын құжатты қоса беріңіз.

Тарату туралы шешім ПИК жойылды дегенді білдірмейді. «Коммерциялық емес ұйымдар туралы» Заң бойынша тарату қызметті тоқтату туралы мәліметтер Бизнес-сәйкестендіру нөмірлерінің ұлттық тізіліміне енгізілгеннен кейін ғана аяқталады. Осы жазба енгізілгенше комиссия заңды тұлғаның істерін аяқтауға, кредиторлармен жұмыс істеуге және тарату баланстарын жасауға міндетті. Тізілім заңды тұлғаның тарату сатысында әлі әрекет етіп тұрғанын көрсетсе, «біз енді жоқпыз» деген уәжді қабылдамаңыз.

Тапсырудың екі негізін ажыратыңыз. Біріншісі үйді басқарудың тоқтатылуына байланысты және алушыға тұрғын үй заңында белгіленген мерзімде үй архивін талап ету құқығын береді. Екіншісі ПИК-тің таратылуына қатысты және бұл міндетті енді оның атынан кім орындай алатынын анықтайды. Мұндай құрылым тек тұрғындардың шешіміне сүйенген талаптан мықтырақ: хаттама алушының өкілеттігін растайды, ал заң тапсырушы тараптың міндетін белгілейді.

Заң бір папканы емес, бүкіл басқару аясын тапсыруды талап етеді

Үйді қауіпсіз басқаруға қажет барлық құжаттар мен заттар тапсырылуға тиіс. «Тұрғын үй қатынастары туралы» Заңның 51-4-бабының 7 және 8-тармақтары басқару субъектісіне құжаттаманы сақтауды және басқаруды тоқтатқан кезде оны акт бойынша МИБ төрағасына, тікелей бірлесіп басқару кезінде жаңа басқару субъектісіне, ал олар болмаған жағдайда тұрғын үй инспекциясына тапсыруды міндеттейді. Тапсыру мерзімі он жұмыс күнінен аспайды.

Заң бірнеше қолайлы папканы емес, құжат санаттарын атайды. Талапта әр санатты нақты істер деңгейіне дейін ашып көрсетіңіз:

• үйдің техникалық және жобалық құжаттамасы, атқарушылық сызбалар, пайдалануға беру актілері, жабдық паспорттары мен нұсқаулықтары;
• бастапқы есепке алу құжаттары, қаржылық есептілік, ағымдағы және жинақ шоттарына қатысты құжаттар, есептеулер мен берешек тізілімдері;
• жиналыс хаттамалары, дауыс беру парақтары, хабарламалар, қатысушылар тізілімдері және кворумды тексеруге арналған материалдар;
• қолданыстағы және аяқталған шарттар, көрсетілген қызмет актілері, шоттар, кепілдіктер, талаптар және сот материалдары;
• кілттер, электрондық кіру кодтары, тауарлық-материалдық құндылықтар және меншік иелерінің жарналарына сатып алынған өзге жабдық.

Бұл тізімге дәл сіздің үйіңізге қатысты құжаттарды қосыңыз: өтінімдер мен апаттар журналы, жылыту маусымына дайындық актілері, тексеру журналдары, мемлекеттік органдардың нұсқамалары, лифт пен өрт жүйелерінің құжаттары, сақтандыру мәліметтері, ақаулар, ортақ мүлікті жалға беру және кепілдік міндеттемелері жөніндегі хат-хабар. Заң пайдалануға қажет «өзге құжаттаманы» да қамтиды. Бұл «бәрін тапсырыңыз» деп жалпылама жазуға емес, істерді атқаратын қызметі бойынша атауға негіз береді.

Электрондық деректер жиынтығын бөлек сұраңыз. Егер есептеу базасында дербес шоттар бойынша есептеулер, төлемдер тарихы немесе өтінімдер тізілімі сақталса, қағаз басылым оны алмастырмайды. Экспорт пішімін, кезеңін, өрістер тізімін және жазбалар санын тексеру тәсілін көрсетіңіз. Бөтен есептік жазбаның құпиясөзін алмаған дұрыс: деректердің заңды экспортын және дербес деректер талаптарын ескере отырып, оларды әрі қарай пайдалану құқығының растамасын алыңыз.

Үй архиві ПИК-тің бүкіл корпоративтік архивіне тең емес. Кооператив бірнеше үйді басқарса, бір мекенжай бойынша қабылдаушы тарап қызметкерлердің жеке істерін, басқа үйдің құжаттарын немесе бүкіл бухгалтерияны заңды негізсіз алып кетпеуге тиіс. Комиссия үйге қатысты құжаттарды бөліп, ал ортақ тізілімдерді осы үйдің операцияларын тексеруге мүмкіндік беретін куәландырылған көшірмелер немесе үзінділер түрінде тапсыруы керек. Тізімдемеде түпнұсқаның тарату ісінде қалатынын белгілеп, оның сақталатын орнын және көшірмені куәландырған адамды көрсетіңіз.

Бұл шектеу екі тарапты да қорғайды. МИБ өз үйінің шығындары мен шешімдерін растайтын дәлелдерді алады, ал комиссия артық дербес және қаржылық мәліметтерді ашпайды. Бір бастапқы құжат бірнеше үйді қамтыса, толық көшірмені тек заңды негіз болғанда сұраңыз немесе соманы бөлу есебімен бірге куәландырылған үзінді алыңыз.

Жазбаша талап дәлелденетін мерзімді бастайды

Талапты сырт адам да кімнің, кімнен, қандай негізде және нақты нені сұрап отырғанын түсінетіндей етіп жазыңыз. Кеңседегі ауызша әңгіме кездесуді ұйымдастыруға көмектеседі, бірақ тұрғын үй инспекциясы мен сотта пайдасы шамалы. Құжатты табыстау күнін растайтын тәсілмен жіберіңіз: өз данаңызға қабылдау белгісін қойдырып қолма-қол беріңіз, табыс ету туралы хабарламасы және салым тізімдемесі бар тапсырысты хатпен жолдаңыз немесе жеткізілгенін растайтын рұқсат етілген электрондық құжат айналымы арнасын пайдаланыңыз.

Заңда белгіленген мерзімнің орнына өз мерзіміңізді ойлап таппаңыз. Басқару қызметі тоқтағаннан кейінгі он жұмыс күніне сілтеме жасап, сол аралықтағы нақты күнді, уақытты және тапсыру орнын ұсыныңыз. Мерзім өтіп кетсе, тапсыру уақытын кідіріссіз белгілеуді және кешігудің себептері туралы жазбаша жауап беруді талап етіңіз.

Талаптың жұмыс нұсқасы мынадай болуы мүмкін:

Председателю ликвидационной комиссии КСК [наименование, БИН]
от [ОСИ или уполномоченного лица, реквизиты]

На основании протокола собрания от [дата] и документов о полномочиях
просим передать по акту документацию, технические средства, оборудование
и имущество по дому [адрес], перечисленные в приложенной описи.

Предлагаем провести передачу [дата, время, место]. Просим до [дата]
сообщить ответственное лицо и место хранения бумажного и электронного архива.
При отсутствии документа просим напротив каждой позиции указать причину,
последнее известное место хранения и лицо, у которого документ находился.

Приложения: подтверждение полномочий; опись; проект акта.

Акт пен тізімдеме жобасын бірден тіркеңіз. Сонда комиссия үндемеуін нысанның жоқтығымен түсіндіре алмайды. Талапта архивті тапсырғанға дейін жоймауды, жылжытпауды және өзгертпеуді, есеп базаларының резервтік көшірмелері мен үйді басқаруға қатысты хат-хабарды сақтауды сұраңыз. Мұндай нұсқау сот тыйымын алмастырмайды, бірақ комиссияның дау мен сұратылған материалдар құрамы туралы білгенін көрсетеді.

Әрбір жетіспейтін тармаққа жеке жауап беруді талап етіңіз, бүкіл сұрауға бір хат жеткіліксіз. «Құжаттар жоқ» деген жауап олардың жасалмағанын, жойылғанын, мердігерге берілгенін немесе бухгалтерде қалғанын түсіндірмейді. Алшақтық кестесі әрбір жетіспейтін позицияны оны соңғы рет ұстаған тұлғамен байланыстыруға мәжбүр етеді. Кейін бұл көшірмені кімнен сұрау және сотта қандай мән-жайды дәлелдеу керегін анықтайды.

Тізімдеме әрбір жетіспейтін құжатты тіркеуге тиіс

Жақсы тізімдеме бес сұраққа жауап береді: бұл қандай құжат, қай кезеңге қатысты, қандай түрде бар, қанша бірлік тапсырылды және жағдайы қандай. «Бухгалтерия, 12 папка» деген жол банк көшірмелерінің, бастапқы құжаттардың және есептеу тізілімінің жоқтығын жасырады. Осындай қабылдаудан кейін жетіспеушілікті дәлелдеу әлдеқайда қиын.

Тізімдемені актіге қосымша ретінде пайдаланыңыз. Электрондық деректер үшін файл атауын, пішімін, көлемін, жазбалар санын және маман есептей алса, бақылау сомасын қосыңыз. Қағаз құжаттарда түпнұсқа не көшірме екенін, күндерін, парақ немесе том санын, қолдардың бар-жоғын және көрінетін зақымдарын көрсетіңіз.

№ 1 | Выписки по текущему счету | 01.01.2024-31.07.2026
PDF, 31 файл | Передано | Файлы открываются

№ 2 | Протокол собрания № 4 | 18.03.2025
Оригинал, 9 листов | Передано частично | Нет двух листов голосования

№ 3 | Исполнительная схема отопления | Без даты
Не передано | По словам комиссии, была у подрядчика

№ 4 | Реестр начислений по дому | 2023-2026
XLSX, 842 строки | Передано | Нужна сверка итогов

Мәртебе нақты жағдайды сипаттауға тиіс: «тапсырылды», «түпнұсқаның орнына көшірме», «ішінара тапсырылды», «файл ашылмайды», «тапсырылмады». Топ құжаттардың мазмұнын әлі тексермесе, «шағым жоқ» деп жазбаңыз. Акт нақты қабылдау фактісін растайды, бірақ есептердің дұрыстығын, архивтің толықтығын немесе бұзушылықтардың жоқтығын растауға міндетті емес.

Қосымшалары бар актінің кемінде екі бірдей данасын жасаңыз, беттерді нөмірлеп, тізімдеменің әр бетіне екі тарап та қол қойсын. Құжаттар қораппен берілсе, қораптарды таңбалап, олардың нөмірін тізімдеме жолдарымен байланыстырыңыз. Түзетулерді анық жазып, екі тараптың қолымен растаңыз, әйтпесе дау актінің өзінен басталады.

Комиссия өз актісін әкелсе, нысаны басқа болғаны үшін одан бас тартпаңыз. Мазмұнын тізімдемеңізбен салыстырып, алшақтық кестесін ажырамас қосымша ретінде тіркеңіз. Нақты жетіспейтін позициялар туралы ескертпемен қол қоюға болады. Бос актіге қол қойып, кейін ауызша тағы бес қорап әкелуге уәде бергенін дәлелдеуге тырысу әлдеқайда қауіпті.

Қабылдауды мазмұнды тексере алатын адамдар жүргізеді

МИБ төрағасы бухгалтерияны, серверлік экспортты және жылу пунктінің жабдығын жалғыз қабылдамауға тиіс. Шағын топ жинаңыз: қабылдаушы тараптың өкілі, бухгалтер, үйді пайдалануды түсінетін адам және қажет болса, деректер маманы. Қол қоюшының өкілеттігін бұйрықпен, сенімхатпен немесе құзыретті органның шешімімен бекітіңіз.

Кездесуге дейін таза ақпарат тасымалдағышты, сканерлеу құралын, фотоға түсіру мүмкіндігін және қауіпсіз сақтау орнын дайындаңыз. Кездескенде алдымен тапсырушы тұлғаның өкілеттігін тексеріңіз. Содан кейін әрбір папканы, затты және файлды тізімдеме жолымен салыстырыңыз, электрондық файлдардың бір бөлігін ашып көріңіз, кілттерді санаңыз және қолжетімді жалпыүйлік есептеу құралдарының көрсеткіштерін жазып алыңыз. Қораптарды, жабдық таңбасын және зақымдалған құжаттарды суретке түсіріңіз, бірақ дербес деректер бар фотоларды ортақ чаттарға таратпаңыз.

Көлемі үлкен болса, құжаттарды бөліп тапсыруға болады, алайда әр бөлікке жеке аралық акт жасап, жетіспейтін құжаттардың ортақ тізілімін сақтаңыз. Болашақ күнмен қол қоймаңыз және бос жол қалдырмаңыз. Тапсырушы тарап жетіспеушілікті белгілеуден бас тартса, оны қабылдаушы топ мүшелері мен тәуелсіз қатысушылар қол қоятын актіде көрсетіңіз.

Қабылдағаннан кейін архивке кіруді шектеп, электрондық файлдардың резервтік көшірмесін жасаңыз және түпнұсқаларды беру журналын жүргізіңіз. Кейін ешкім папканы кім алып кеткенін немесе кестені тапсырғаннан кейін кім өзгерткенін түсіндіре алмаса, кез келген аудит нәтижесіз қалады.

Электрондық экспортты қол қоюға дейін кездесу мүмкіндігі жеткенше тексеріңіз. Мәлімделген кезеңді бірінші және соңғы жазбамен салыстырыңыз, тіркемелерді ашыңыз, жолдарды санаңыз, қазақ және орыс әріптерінің дұрыс көрінуін және кестені түсінуге қажет анықтамалықтардың болуын тексеріңіз. База арнайы бағдарламаны талап етсе, оның атауын, нұсқасын және заңды кіру тәсілін тіркеңіз. Файлдың бірнеше гигабайт болуы ішінде сіздің үйіңіздің тарихы бар екенін дәлелдемейді.

Үндемеуді ресми дәлелге айналдырыңыз

Комиссия үндемесе немесе бас тартса, мессенджердегі шексіз хат алмасуды жалғастырмаңыз. Талаптың табысталғаны расталғаннан кейін тапсырмау туралы акт жасаңыз. Белгіленген кездесудің күні мен орнын, келген адамдарды, тапсырылмаған құжаттар тізімін, хабарласу әрекеттерін және тіркелген дәлелдерді көрсетіңіз. Бірнеше қатысушының қолы жалғыз қызметтік жазбадан салмақтырақ.

Тұрғын үй инспекциясына eOtinish арқылы немесе басқа ресми тәсілмен өтініш беріңіз. eOtinish жүйесі өтінішті тіркейді, құжаттарды қоса беруге және қаралу барысын бақылауға мүмкіндік береді. «Мәселені қарауды» емес, нақты әрекетсіздікті тексеруді, құжаттардың тұрған жерін анықтауды, құзыреті шегінде шара қабылдауды және уәжді жазбаша жауап беруді сұраңыз.

Өтінішке басқару нысанын немесе субъектісін таңдау туралы хаттаманы, тіркеу мен өкілеттік растамасын, табыстау дәлелі бар талапты, тізімдеме жобасын, тапсырмау туралы актіні және хат алмасуды тіркеңіз. Үйде әлі тиісті алушы болмаса, инспекциядан құжаттаманы қабылдауды тікелей сұраңыз: 51-4-бап заңда көзделген жағдайда МИБ төрағасы немесе жаңа басқару субъектісі болмаған кезде инспекцияны алушы деп атайды.

Тұрғын үй инспекциясы тарату комиссиясын алмастырмайды және жоғалған бухгалтерияны бір хатпен қалпына келтірмейді. Оның тексеруі мен жауабы бұзушылықты тоқтату және дәлелдер тізбегін құру үшін қажет. Өтініште сақтау орнын тексеруді, комиссиядан түсініктеме сұратуды және тексеру нәтижесінде жоқ санаттарды жеке атаумен көрсетуді сұраңыз. Орган мәселе өз құзыретіне жатпайды деп санаса, телефонмен ауызша басқа жаққа жіберуді емес, уәжді жауапты талап етіңіз.

Мүлікті иемдену, құжаттарды жою, қолдан жасау немесе ақшаны жасыру белгілері болса, фактілерді бөлек сипаттап, құзыретті құқық қорғау органдарына жүгініңіз. Қысым жасау үшін жай дауға қылмыстық айып қоспаңыз. Нақты затты, күнді, оны ұстаған адамды, растайтын құжатты және анықталған алшақтықты көрсетіңіз. Осындай деректер органға бұрынғы және жаңа төрағалардың жанжалын емес, нақты оқиғаны тексеруге мүмкіндік береді.

Сотқа «бәрін берсін» деген өтінішпен емес, заттар тізімімен барыңыз

Талап міндетті сот актісін орындауға болатындай сипаттауға тиіс. «Үй құжаттамасын тапсыруға міндеттеу» талабы орындау сатысында құрам туралы жаңа дау туғызады. Құжаттардың, электрондық деректердің, кілттердің, жабдық пен мүліктің нөмірленген тізімін кезеңдерімен және оларды анықтайтын белгілерімен бірге талаптың сұрау бөлігіне енгізіңіз.

ПИК қызметінің тоқтатылуы тіркелмей тұрған кезде жауапкер, әдетте, тарату комиссиясы атынан әрекет ететін заңды тұлға болады. Тараптардың нақты құрамы тарату кезеңіне, құжаттарды иелену негіздеріне және мәлімделген талаптарға байланысты. Архивті бұрынғы төраға, бухгалтер немесе мердігер ұстап отырса, сотқа осы жағдайдың дәлелдері және талаптың тиісті тұлғаға неге қойылғанының құқықтық түсіндірмесі қажет. Талап бермес бұрын оның құрылымын Қазақстан құқығымен жұмыс істейтін заңгермен тексеріңіз.

Талапкердің өкілеттігін, ПИК басқаруының тоқтағанын, комиссияның тағайындалғанын, талаптың табысталғанын, мерзімнің өтіп кеткенін, материалдардың жауапкерде нақты барын және тапсырмаудың салдарын растайтын дәлелдерді тіркеңіз. Тұрғын үй инспекциясының жауабы, ескі актілер, шарттар, архив фотолары, мердігерлердің хаттары және банк деректемелері сұратылған позициялардың қазір барын немесе бұрын болғанын көрсетуге көмектеседі.

Архивтің жойылуы немесе әкетілуі қаупі шын болса, талаппен бірге қамтамасыз ету шараларын заңгермен талқылаңыз. «Ештеңені жоймауды сұраймыз» деген жай хат әрекетке мәжбүрлі түрде тыйым салмайды. Бұл жерде жылдамдық жасанды асығыстық үшін емес: тарату аяқталып, адамдар жан-жаққа кеткеннен кейін әр папканы іздеу қымбатқа түседі.

Құжаттарды тапсыруды, ақшаны өндіріп алуды және шығындарды негізсіз деп тануды бір түсініксіз талапқа араластырмаңыз. Бұл талаптардың дәлелденетін фактілері мен орындалу тәсілдері әртүрлі. Алдымен сізге дәлелдерге қол жеткізу, нақты мүлікті қайтару, белгіленген соманы аудару немесе шешімді даулау керек пе, соны анықтаңыз. Сот талапкердің тарату комиссиясынан қандай нәтиже күтетінін болжамауға тиіс.

Жоғалған құжаттарды дереккөздерден қалпына келтіреді, бірақ түпнұсқаны алмастырмайды

Комиссияның «құжаттар жоғалған» деген сөзі әр позицияның тұсында жазбаша көрсетілуге тиіс. Құжаттың жоғалғаны қашан анықталғанын, қайда сақталғанын, оған кім жауап бергенін, тексеру жүргізілген-жүргізілмегенін және тарату кезінде архивтің қайда тапсырылғанын жазуды сұраңыз. Архив ісі қағидалары таратылатын ұйымдардың құжаттарын қабылдауды және тапсыруды рәсімдеуді қарастырады, сондықтан тиісті мемлекеттік немесе жергілікті архивке сұрау кейбір олқылықты толтыруы мүмкін.

Құжатты пайда болған дереккөзі бойынша қалпына келтіріңіз. Жылжымайтын мүлік объектісінің кадастрлық немесе техникалық паспортының телнұсқасын eGov мемлекеттік қызметі арқылы сұратуға болады. Жобалық және атқарушылық материалдарды құрылыс салушыдан, жобалаушыдан, техникалық қадағалаудан, пайдалану ұйымдарынан және қолжетімді мемлекеттік қорлардан іздейді. Шарттар мен актілер мердігерлердегі және коммуналдық қызмет жеткізушілеріндегі даналармен салыстырылады.

Қаржылық құжаттар күрделірек. Жаңа МИБ бұрынғы ПИК шотының иесі болып автоматты түрде танылмайды, сондықтан банк мәлімет ашу үшін тиісті негізді талап етуге құқылы. Алдымен көшірмелер мен бастапқы құжаттарды ПИК-тің өз органы ретінде тарату комиссиясы сұратады. Бас тартқан жағдайда мәселе бөтен құпиясөзбен ескі интернет-банкке кіру арқылы емес, соттың дәлелдемелерді сұрату тетіктері және уәкілетті органдар арқылы шешіледі.

Контрагенттің көшірмесі мазмұнды қалпына келтіреді, бірақ жоғалған түпнұсқаға айналмайды. Әр көшірменің дереккөзін, алынған күнін, куәландыру деректемелерін және бастапқы операциямен байланысын белгілеңіз. Хаттамаға өткен күнді қойып қайта қол қоюға немесе жоғалған дауыс беру парағының орнына «түпнұсқа» жасауға болмайды. Жоғалту туралы акт жасап, жанама дәлелдерді сақтаңыз және енді қандай шешімдер мен шығындарды сенімді растау мүмкін емес екенін бөлек бағалаңыз.

Есептеу базасын ерекше сақтықпен қалпына келтіріңіз. Әр дербес шот бойынша бастапқы қалдықтарды, есептеулерді, төлемдерді, түзетулерді және соңғы қалдықтарды жинақтап, қорытындыны банк шотындағы қозғалыспен және бекітілген сметалармен салыстырыңыз. Теңдік шықпаса, айырманы негізсіз тұрғындарға бөлмей, анықталмаған сома ретінде көрсетіңіз.

Қалпына келтіру басымдығын салдарына қарай белгілеңіз. Алдымен оларсыз пайдалану қауіпті болатын немесе міндетті төлемдер тоқтайтын құжаттар қажет. Содан кейін ақша қалдықтарының, борыштардың және қолданыстағы шарттардың негіздері қалпына келтіріледі. Ескі ақпараттық хаттарды кейінірек реттеуге болады. Мұндай тәртіп комиссияның бүкіл архивті тапсыру міндетін азайтпайды, бірақ хабарландырулар папкасы туралы дау электрмен жабдықтау сызбасына қол жеткізуді кешіктірмейді.

Ақша, кілт және жабдықты бөлек жолдармен қабылдаңыз

Құжаттардың тапсырылуы ақша мен мүліктің берілгенін дәлелдемейді. Актіде қағаз архивті, электрондық деректерді, ақша қалдықтарын, дебиторлық және кредиторлық берешекті, кілттерді, кодтарды, жабдықты және тауарлық-материалдық құндылықтарды бөліп көрсетіңіз. Әр заттың саны, жағдайы, таңбасы, орнатылған орны және оны сатып алу құжаты болуы керек.

«Қалдық есепте бар» деген сөзді банк көшірмесі мен салыстырудың орнына қабылдамаңыз. Басқару тоқтаған күндегі шот қалдықтарын, аяқталмаған төлемдерді, депозиттерді, есептелген комиссияларды және ақшаның мақсатын тіркеңіз. Қаражат қозғалысының құқықтық тетігі басқару нысанына, шот иесіне және тарату кезеңіне байланысты, сондықтан төлем тапсырмасы мен акт әртүрлі міндетті шешеді.

Кілттер мен кодтарды заңды түрде қабылдағаннан кейін, оларға көптеген мердігер қол жеткізген болса, бірден ауыстырыңыз. Ескі кодтарды тұрғындарға арналған ортақ құжатта емес, тек дәлел ретінде актінің жабық қосымшасында сақтаңыз. Есептеу құралдары мен инженерлік жабдықтың жағдайы және көрсеткіштері бірге тіркелсін, әйтпесе шығын туралы алғашқы дау архивті талдаудан бұрын басталады.

QABAT МИБ-ке өтуді, үй құжаттарын, меншік иелерінің шешімдерін және кейінгі есепті бір жұмыс аясында жинауға мүмкіндік береді. Платформа пилоттық кезеңде, ал оның үлгісі МИБ пен тұрғындар үшін тегін пайдалануды қарастырады.

Тапсырғаннан кейін әр файлдың шығу тегін сақтаңыз

Алынған архивті жаңа қоймаға емес, басқарылатын тізілімге айналдыру керек. Әр позицияға тізімдемедегі сәйкестендіргішті беріп, түпнұсқаның сақтау орнын, кіру құқықтарын, сақтау мерзімін, цифрлық көшірменің бар-жоғын және байланысты шешімдер мен шарттарды көрсетіңіз. Сонда кез келген есеп, шығын немесе техникалық міндет оны растайтын құжатқа апарады.

ПИК-тің бастапқы файлдарын өзгертпеңіз. Қабылданған деректер жиынтығын тек оқуға арналған түрде сақтап, жұмыс көшірмелерін өзгерістер журналымен бөлек жасаңыз. Меншік иелерінің дербес деректерін, берешек туралы мәліметтерді, телефондар мен қолдарды заңды жұмыс үшін қажет адамдарға ғана ашыңыз.

Алғашқы күндері қауіпсіздік пен үздіксіз жұмысқа әсер ететін құжаттарды тексеріңіз: апаттық байланыстар, қолданыстағы коммуналдық шарттар, техникалық үй-жайларға кіру, шоттардың жағдайы және жақын міндетті төлемдер. Толық қаржылық салыстыруды кейін жалғастыруға болады, бірақ атқарушылық сызбаның, торап кілтінің немесе лифтке қызмет көрсету шартының жоқтығын «архив толық емес» деген ортақ жолдың ішінде жасыруға болмайды.

Тізіліммен бірге алшақтықтардың бөлек хаттамасын сақтаңыз. Онда позицияны кім тексергенін, қандай бұзушылық анықталғанын, сұраудың кімге жіберілгенін және жауаптың қашан алынғанын көрсетіңіз. Әр қате табылған сайын тізімдемені артқы күнмен өзгертпеңіз: бастапқы акт өзгеріссіз қалуға тиіс, ал тексеру нәтижелері бөлек жазбалармен жинақталады.

Егжей-тегжейлі тізімдемесі бар акт бұрынғы басқарудың дұрыс жұмыс істегеніне кепілдік бермейді. Ол үйдің бастапқы жағдайын анық көрсетіп, ескі жетіспеушілікті жаңа топқа жүктеуге жол бермейді. Сондықтан тапсырудағы соңғы қол «осынша алынды» дегенді білдіруге тиіс, «ПИК-ке енді сұрақ жоқ» дегенді емес.