Меншік иелері жиналысының хаттамасын қалай рәсімдеу керек?

Тұрғын үй инспекциясы хаттаманың қаншалықты нанымды жазылғанына емес, шешімнің бүкіл жолын құжаттар арқылы қалпына келтіруге болатынына қарайды: жиналысты кім шақырды, кімге және қашан хабарланды, кімнің дауыс беруге құқығы болды, қатысушылар саны жеткілікті болды ма, әр дауыс қалай есептелді және меншік иелері нақты нені бекітті. Бір буынды тексеру мүмкін болмаса, әдемі мәтін көмектеспейді.

Сондықтан меншік иелері жиналысының хаттамасын хатшының қысқа есебі ретінде емес, дәлелдемелер жинағы ретінде құрастыру керек. Хаттаманың өзі нәтижені бекітеді, ал тіркеу және дауыс беру парақтары, сенімхаттар, хабарлама мен бекітілген материалдар бұл нәтиженің қалай шыққанын растайды. Осындай толық жинақты тұрғын үй инспекциясынан, әділет органынан, банктен немесе соттан меншік иелерінің қолдарын қайта жинамай өткізу оңайырақ.

Инспекция бір парақты емес, шешімнің заңдылығын тексереді

«Инспекция хаттаманы қабылдады» деген сөз ауызекі әңгімеге ыңғайлы, бірақ заң тұрғысынан дәл емес. Тұрғын үй инспекциясы меншік иелерінің барлық шешімін олардың орнына бекітпейді. Мақсатына қарай ол тізілімге мәлімет енгізеді, хабарламаны немесе құжаттарды қабылдайды, бақылау жүргізеді, көшірмені сұратады не хаттаманың үлгілік нысанға сәйкестігін бағалайды. МИБ-ті тіркеуге арналған құжаттарды әділет органы, ал шот ашуға арналған жинақты банк тексереді. Бір кемшілікті әртүрлі алушы байқауы мүмкін.

Тексеруші төмендегі қолдардан емес, жиналыстың өкілеттігінен бастайды. Мәселе нақты көппәтерлі үй меншік иелерінің құзыретіне жатуы керек. Бір үйдің хаттамасымен көрші үйдің ортақ мүлкіне билік етуге, оған басқарушы компания таңдауға немесе оның шығыстарын өз сметасына қосуға болмайды. Автотұрақ орындары мен қоймаларға қатысты шешім тек оларды күтіп-ұстау туралы болса, бөлек мәселелер мен үлгілік нысандар қолданылады.

Содан кейін тексеруші төрт қабатты салыстырады:

1. Хабарламадағы мекенжай, формат, күн және күн тәртібі хаттамадағы мәліметтермен бірдей.
2. Меншік иелерінің тізілімі ықтимал дауыстардың жалпы санын түсіндіреді.
3. Тіркеу парақтары, қағаз сауалнама парақтары және электрондық дауыстар қатысушылар санын растайды.
4. Қарар бөлігі дауыс беруге қойылған әр сұраққа сөзбе-сөз жауап береді.

Көп кездесетін әлсіздік былай көрінеді: хабарландыруда «басқару нысанын таңдау» деп жазылған, жиналыста МИБ талқыланған, ал хаттамаға төрағаны сайлау, жылдық сметаны бекіту және шот ашу да енгізілген. Қатысқандардың бәрі келіскен күннің өзінде, келмеген меншік иелері қосымша мәселелер туралы білмеді және қатысу-қатыспау жөнінде шешім қабылдай алмады. Мұндай хаттама рәсіміне бола емес, рәсімнің бұзылуына байланысты осал.

Қазақстан Республикасының «Тұрғын үй қатынастары туралы» заңы белгіленген рәсіммен қабылданған жиналыс шешімін меншік иелері үшін міндетті етеді. Индустрия және инфрақұрылымдық даму министрінің 2020 жылғы 30 наурыздағы № 163 бұйрығында шешім қабылдау қағидалары мен хаттамалардың үлгілік нысандары берілген. Өнеркәсіп және құрылыс министрінің 2025 жылғы 22 қыркүйектегі № 380 бұйрығымен жаңартылған үлгілік нысандар бетпе-бет, жазбаша және электрондық дауыс беру тәсілдерін ескереді. Ескі ПИК мұрағатындағы үлгі таныс көрінуі мүмкін, бірақ әдет қолданыстағы нысанды алмастырмайды.

Жұмысты қажетті үлгілік нысаннан бастаңыз

Дұрыс нысан қатысушылар мен өткізу тәсіліне байланысты, сондықтан «барлық жағдайға арналған» ортақ үлгі оны толтырмай тұрып-ақ қате тудырады. Пәтерлер мен тұрғын емес үй-жайлар меншік иелерінің бетпе-бет жиналысына бір нысан, сырттай форматқа басқа нысан қолданылады. Автотұрақ орындары мен қойма иелеріне бөлек нысандар көзделген. Хатшы пәтерлерге арналған бланкіні алып, тек автотұрақ шығыстары туралы шешім қабылдаса, жол атаулары мен дауыс берушілер құрамы шешімнің мәніне сәйкес келмейді.

Жұмыс данасының басында бірден мыналарды белгілеңіз:

• хаттама нөмірі;
• жиналыс бастамашысы;
• күні, нақты уақыты мен орны;
• көппәтерлі тұрғын үйдің мекенжайы;
• жиналыс форматы;
• пәтерлер мен тұрғын емес үй-жайлар меншік иелерінің жалпы саны.

Нөмір көрік үшін қажет емес. Ол хаттаманы хабарламамен, қосымшалармен, кейінгі хат алмасумен және сақтау журналымен байланыстырады. Ішкі нөмірлеу басқарушы компанияның ондаған үйіне ортақ болмай, әр үй бойынша ретімен жүруі керек. Әйтпесе «№ 4 хаттаманы беріңіз» деген сұрау бірнеше түрлі шешімнің арасынан іздеуге мәжбүр етеді.

Мекенжайды қасбеттегі тақтайшадан емес, ресми деректерден көшіріңіз. Корпус, блок, литера және құрылыс нөмірі маңызды. Тізілімде объект 12-үй, 2-корпус деп көрсетілсе, оны «Көктем ТК, 12-үй» деп қысқартуға болмайды. Тұрғын үй кешенінің атауы кондоминиум объектісін айқындамайды және кейде бірнеше үйді қамтиды.

«Жалпы саны» жолын дауыс беру сәтіндегі өзекті тізілім бойынша толтырады. Пәтер санын техникалық паспорттан алып, коммерциялық үй-жайларды шамалап қоспаңыз. Меншік иесі үй-жайларды біріктіруі, объектіні сатуы немесе ескі тізім жасалғаннан кейін құқығын рәсімдеуі мүмкін. Тізілім әр дауысты нақты пәтермен немесе тұрғын емес үй-жаймен байланыстырып, бір объектіні екі рет санамауға мүмкіндік беруі керек.

Бос жол қалдырмаңыз. Шақырылған адамдар болмаса, «шақырылған жоқ» немесе «жоқ» деп жазыңыз. Мәселе бойынша сөз сөйлегендер болмаса, оны да нақты көрсетіңіз. Қол қойылғаннан кейінгі бос орын мәлімет қосуға мүмкіндік береді және тексерушінің орынды күмәнін тудырады. Сызықша да міндетті деректеменің мағынасын жаппаса, қолдануға болады.

Үлгілік нысан ең төменгі қаңқаны белгілейді, бірақ шешімді тексеруге көмектесетін мәліметтерді қосуға тыйым салмайды: дауыс берудің аяқталған уақыты, жарамсыз парақтар саны, өкіл өкілеттігінің негізі, тізілім деректерінің көзі. Тексерілетін деректемені қосу көбіне пайдалы. Міндетті жолды алып тастау немесе оны еркін баяндаумен алмастыру қайтару қаупін тудырады.

Күн тәртібі мен шешім сөзбе-сөз сәйкес болуы керек

Күн тәртібінің әр тармағы жорамалдаусыз орындауға болатын бір нақты шешімге әкелуі керек. «Шатыр жөндеуін талқылау» деген тұжырым дауыс беру мәселесін емес, әңгімені сипаттайды. Меншік иелері жұмыс көлемін, ақша көзін, соманы немесе оны айқындау тәртібін, мерзімді және іс-әрекет тапсырылатын адамды түсінуі керек.

Жұмыс жобасында төрт жолдық байланысты қолданыңыз:

Вопрос 2: Утвердить годовую смету расходов на 2027 год.
Поставлено на голосование: утвердить смету по приложению 4 на общую сумму ______ тенге.
Результат: за ___, против ___, воздержались ___.
Решение: утвердить годовую смету расходов на 2027 год по приложению 4 на общую сумму ______ тенге.

Бұл құрылым бірден екі қатенің алдын алады. Біріншіден, есептеу тобы дауысты кейін шешімге кіретін мәтін бойынша санайды. Екіншіден, қосымша нөмір алып, хаттаманың анық бөлігіне айналады. Сметаның өзін қоспай «смета бекітілсін» деп жазу меншік иелерінің қандай шығыстар мен тарифтерді қабылдағанын дәлелдемейді.

Бір-бірінен бөлек мәселелерді бір «жақтаймын» түймесіне біріктірмеңіз. Басқару нысанын таңдау, төрағаны сайлау, үй кеңесінің құрамын бекіту, басқару субъектісін таңдау және шығыстарды бекіту әртүрлі құқықтық салдарға әкеледі. Меншік иесі МИБ-ті қолдап, нақты кандидатқа қарсы болуы немесе жөндеуге келісіп, ұсынылған бағаға қарсылық білдіруі мүмкін. Топтап дауыс беру оны мұндай таңдаудан айырады және әр мәселе үшін қажетті көпшілікті тексеруді қиындатады.

Басқарушы компанияны таңдау туралы шешімде оның толық атауы және жиналыс кезінде белгілі болса, БСН-ы көрсетілуі керек. Шартқа кімнің қол қоюға уәкілетті екенін, оның мерзімін және бекітілген төлем мөлшерін жазыңыз. Нысаналы жарна туралы шешімде мақсаты, мөлшері, мерзімі және төлеу шарттары болуы керек. Күрделі жөндеу туралы шешімді жұмыстар тізімімен, сметамен немесе есеппен және қаржыландыру көзімен байланыстырыңыз.

Кандидаттарды толық көрсетіңіз: тегі, аты, әкесінің аты бар болса, ал меншік иесі мәртебесін растау үшін қажет болса, пәтер немесе тұрғын емес үй-жай нөмірі. «Қазіргі төраға қалдырылсын» деп жазбаңыз. Бір жылдан кейін бұл сөйлемнен адамды да, өкілеттіктің жаңа мерзімін де анықтау мүмкін болмайды. Сайлау туралы шешімде лауазымды, аты-жөнін және меншік иелері кандидатты сайлаған мерзімді көрсетіңіз.

Хатшы сөздердің мазмұнын қысқаша бере алады, бірақ есептен кейін жиналыстың еркін өңдемеуі керек. Қатысушылар талқылау кезінде шешім жобасын өзгертсе, соңғы редакцияға дауыс беріледі. Оны дауыстап оқып, дауыс беруге дейін жұмыс парағына енгізген дұрыс. Жиналыстан кейін түзетілген сома хаттаманы меншік иелері мақұлдамаған жаңа құжатқа айналдырады.

Кворумды қол қойылғаннан кейін қалпына келтіру мүмкін емес

Кворумды «кворум бар» деген сөйлем емес, бастапқы деректер мен қатысушылар тізімі растайды. Қолданыстағы тәртіп бойынша пәтерлер мен тұрғын емес үй-жайлар меншік иелерінің жалпы санының жартысынан көбі қатысса, жиналыс шешім қабылдауға құқылы. Әр меншік иесі өзіне тиесілі объект бойынша дауыс береді, ал бірнеше пәтері немесе үй-жайы бар адамның соған сәйкес дауысы болады. Бір объект ортақ меншікте болса, оған бірнеше дербес дауыс жасауға болмайды.

Алдымен бөлімді белгілеңіз. Мысалы, тізілімде 84 пәтер және 6 тұрғын емес үй-жай бар, барлығы 90 дауыс беру объектісі. Содан кейін меншік иелері мен өкілдердің өкілеттігін анықтаңыз. Тек содан соң қатысушыларды санаңыз. Тіркеу парағында 47 жол болғанымен, екеуіне өкілеттігі расталмаған жалға алушы қол қойса, ал бір пәтерді ортақ меншік иелері екі рет жазса, расталған қатысу 47 дауыс болмайды.

Шешім үшін бөлек есеп сақтаған дұрыс:

Всего объектов голосования: 90
Подтвержденных голосов участников: 54
Недействительных или неподтвержденных: 3
Учитываемых при подведении итогов: 51
Кворум: имеется

Бұл есеп үлгілік нысандағы жолдар мен қосымшаны алмастырмайды. Ол хатшының қорытындыны қалай алғанын тексерушіге көрсетеді. Заң немесе нақты шешімнің мәні алаң үлесін, жоғары көпшілікті не меншік иелерінің бөлек тобын санауды талап етсе, қасына жалпы алаң, қатысқан алаң және әр объектінің үлесі бар екінші есепті қосыңыз. Дауыс санын және шаршы метрді бір бағанға араластыруға болмайды: олар есептің әртүрлі негіздері.

Шешімді қабылдау шегі мәселеге байланысты. Қаржылық шешімдерге, күрделі жөндеуге және заңда тікелей көрсетілген басқа мәселелерге келгендер арасындағы емес, меншік иелерінің жалпы санынан көпшілік қажет. Өзге мәселелер бойынша кворум болғанда дауыс беруге тікелей қатысқан меншік иелерінің көпшілігі есепке алынады. Хатшы жиналысқа дейін күн тәртібінің әр тармағының тұсына шекті белгілеуі керек. «Шешімдер көпшілікпен қабылданды» деген ортақ қорытынды ештеңені дәлелдемейді.

Қалыс қалған адам жиналысқа қатысады және кворумға әсер етеді, бірақ оның дауысы «жақтаймын» дауысына айналмайды. Жарамсыз бюллетеньді де үнсіз «қалыс қалды» санатына ауыстыруға болмайды. Жарамсыздық себебін бөлек белгілеңіз: меншік иесін анықтау мүмкін емес, өзара қайшы бірнеше нұсқа таңдалған, қолы жоқ немесе жауап оның еркін түсінуге мүмкіндік бермейді. Әр мәселе бойынша арифметика есепке алынатын дауыстар санына сай болуы немесе айырманы түсіндіруі керек.

Тағы бір жиі кездесетін алмастыру тұрғындарға қатысты. Жиналыста жалға алушылар, отбасы мүшелері, құрылыс салушы өкілдері және шақырылған мамандар сөз сөйлей алады. Дауыс меншік иесіне немесе тиісті түрде уәкілеттік берілген өкілге тиесілі. Пәтерде тұру, коммуналдық қызметтерді төлеу және үй чатында болу өздігінен дауыс беру құқығын бермейді.

Расталмаған бір тізім бүкіл нәтижені өзгертеді

Бастапқы тізілімдегі қате дауыстарды біреу басынан қайта санамайынша хаттаманың бойымен байқалмай өтеді. 80 дауыс беру объектісі бар үйді алайық. Хатшы төрт жаңа тұрғын емес үй-жайды енгізбегендіктен, 76 жолдан тұратын ескі тізімді басып шығарды. Жиналыста 42 адам тіркеліп, ұйымдастырушылар кворум бар деп жазды: 42 саны 76-ның жартысынан көп.

Нақтысында бөлім 80-ге тең, ал жиналыстың өкілетті болуы үшін жалпы санның жартысынан көбі қатысуы керек. Қырық екі дауыс әлі де кворум береді, бірақ қор бір-ақ дауыс. Кейін үш жолға меншік иесі емес тұрғындар қол қойғаны және сенімхат көрсетпегені анықталды. Расталған дауыс 39 болып қалады, сондықтан жиналыс шешім қабылдай алмайтын еді. Бір аптадан кейін сенімхат қосып жазуға болмайды: өкілеттік қатысу сәтінде бар болып, сол кезде расталуы керек.

Ұйымдастырушылар мұны байқамай, есепті жалғастырды делік. Кәдімгі ұйымдастыру мәселесін расталған 39 меншік иесінің 35-і қолдады. Қатысушылар дауысының саны бойынша ұсыныс көпшілік алды, бірақ кворумның болмауы нәтижені негізсіз етеді. Шығыстарды бекітуге 39 дауыс берілді. Бұл расталған қатысушылар арасындағы бірауыздылық болғанымен, мұндай қаржылық мәселе үшін қажет 80 меншік иесінің жалпы санының көпшілігіне жетпейді.

Хаттамаға сырттай жинақы көрінетін жазба оңай түседі:

Общее количество собственников: 76
Присутствовало: 42
За: 39
Против: 2
Воздержался: 1
Решение принято.

Жол ішіндегі барлық сандар сәйкес келеді, бірақ әрқайсысы қате негізге сүйенген. Тексеруші мекенжайды тізіліммен салыстырып, 80 объектіні көреді, содан кейін расталмаған қатысушыларды алып тастап, басқа нәтиже алады. Бұл жағдайда құжаттың қайтарылуы мөрдің болмауына да, ілеспе хаттың тұжырымына да байланысты емес. Жиналысты қайта өткізуге тура келеді.

Бұл қате жаңа тұрғын үй кешенінде жиі кездеседі. Құрылыс салушы пәтерлерді біртіндеп береді, коммерциялық үй-жайлардың нөмірлері өзгереді, құқықтардың бір бөлігі әлі рәсімделіп жатады, ал басқарушы компания тізімді тіркелген құқықтар бойынша емес, шарттар бойынша жүргізеді. Жиналысқа меншік иелері құрамының нақты күндегі көрінісі және әр өзгерістің дереккөзі керек. Құқығы немесе өкілі расталмаған объектілерді бөлек белгілеңіз және олардың мәртебесін есеп кезінде шамалап шешпеңіз.

Кері қате де бар: бір меншік иесінің үш пәтері бар, бірақ хатшы объектілерді емес, адамдарды санағандықтан оған бір жол береді. Басқа жағдайда бір пәтердің ортақ меншік иелері екі қол қойып, екі дауыс жасайды. Екі бұрмалау да бөлімді немесе нәтижені өзгертеді. Тізілім алдымен меншік иесін әр объектімен байланыстырып, содан кейін нақты меншік жағдайына дауыс ережесін қолдануы керек.

Есепті жиналыс жабылғанға дейін түзетуге болады: құжаттарды тексеру, расталмаған дауыстарды белгілеу, жарамды қорытындыны жариялау және хаттамаға енгізу. Нәтиже жарияланып, қол қойылғаннан кейін бастапқы сан жеткіліксіз болғаны үшін басқа бөлім таңдап алуға болмайды. Хаттама қалаған шешімді емес, өткен дауыс беруді бекітеді.

Дауыс беру форматы дәлелдемелер құрамын айқындайды

Бетпе-бет жиналыс, жазбаша сауалнама және электрондық дауыс беру әртүрлі із қалдырады, ал хаттама қолданылған әр арнаны көрсетуі керек. Жаңартылған үлгілік нысанда қағаз тасымалдағыштар мен ақпараттандыру объектісі арқылы алынған нәтижелер әр мәселе бойынша бөлек көрсетіліп, содан кейін қосылады. Меншік иелерінің бір бөлігі электрондық дауыс берсе, тек жалпы қорытындыны жазуға болмайды: тексеруші сандардың көзін көрмейді және қайталанған дауысты алып тастай алмайды.

Бетпе-бет форматта меншік иелері тіркеледі, талқылауға қатысады және міндетті сәйкестендірумен ашық ерік білдіру арқылы дауыс береді. Тіркеу парағы қатысуды, ал дауыс беру парағы мәселе бойынша таңдауды растайды. Бұл әрдайым бір факт емес. Адам тіркеліп, үшінші тармаққа дейін кетіп қалуы мүмкін, сондықтан мәселелер бойынша дауыс саны әртүрлі болады.

Жазбаша сауалнамада әр парақ меншік иесін, объектіні, мәселелерді және жауап нұсқаларын анық байланыстыруы керек. Нәтижелер сырттай форматқа арналған үлгілік нысанмен рәсімделеді, ал толтырылған парақтар қосымшаға айналады. Жауаптарды түпнұсқаларды жойып, жиынтық кестеге көшірмеңіз. Қолды, күнді және кейінгі түзетудің болмағанын дәл түпнұсқа парақ көрсетеді.

Электрондық дауыс беруге тұрғын үй қатынастары және тұрғын үй-коммуналдық шаруашылық саласындағы ақпараттандыру объектілері мен меншік иесін міндетті сәйкестендіретін, заң тыйым салмаған өзге тәсілдер арқылы жол беріледі. Топтық чаттағы қарапайым сауалнама мұндай дауыс беруге тең емес. Чаттағы телефон нөмірі туысқа, жалға алушыға немесе бұрынғы меншік иесіне тиесілі болуы мүмкін, ал өзгертілетін реакция ерік білдірудің өзгермегенін дәлелдемейді.

Электрондық нәтиже үшін мыналарды тексеруге мүмкіндік беретін көшірмені сақтаңыз:

• меншік иесінің идентификаторы және оған тиесілі объект;
• әр мәселенің нақты редакциясы;
• дауыс нұсқасы мен берілген уақыты;
• сәйкестендіру тәсілі;
• мұндай әрекетке жол берілсе, дауысты өзгерту немесе кері қайтарып алу журналы.

Бір меншік иесі қағазда да, электрондық түрде де дауыс берсе, қорытынды шығарғанға дейін алдын ала белгіленген есеп ережесін қолданып, қай дауыстың жарамды деп танылғанын көрсетіңіз. Жолды үнсіз жою нәтижені түзету сияқты көрінеді. Хаттамада немесе қосымшада анықталған қайталаулардың санын және оларды шешу тәсілін жазыңыз.

Хаттама электрондық түрде рәсімделсе, төраға, хатшы және үй кеңесінің мүшелері оған электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қояды. PDF файлына қойылған қол суреті ЭЦҚ-ға тең емес. Электрондық хаттаманың баспа көшірмесі құжатты қол қойылған түпнұсқамен байланыстыруға және мәтіннің қол қойылғаннан кейін өзгермегенін тексеруге мүмкіндік беруі керек.

Қосымшалар сандарды дәлелдемеге айналдырады

Хаттаманың міндетті қосымшасы қатысушылар құрамын тексеруге мүмкіндік беруі керек. Бетпе-бет жиналыс үшін бұл кемінде нысанда көзделген тіркеу және дауыс беру парақтары, жазбаша сауалнама үшін толтырылған сауалнама парақтары, электрондық дауыс беру үшін тексерілетін көшірме. Аты-жөні және пәтерлерінің немесе тұрғын емес үй-жайларының нөмірлері көрсетілген дауыс бергендер тізімі хаттаманың ажырамас бөлігі болады.

Іс жүзіндегі жинақ ең төменгі талаптан кең. Мен құжаттарды мына тәртіппен сақтаймын: хаттама, қосымшалар тізімі, хабарлама, оның орналастырылғаны және жіберілгені туралы растау, объектілер мен меншік иелерінің өзекті тізілімі, тіркеу парақтары, дауыс беру парақтары, өкілдердің сенімхаттары, әр мәселе бойынша материалдар, кворум мен нәтижелер есебі. Электрондық арна үшін көшірме және қолтаңба туралы мәліметтер қосылады.

Хабарламаны меншік иелері көрген нысанда сақтаған дұрыс. Қолданыстағы қағидалар оларды жиналыс күнінен кемінде бес күнтізбелік күн бұрын хабардар етуді және күнін, орнын, уақытын, күн тәртібін, бастамашыны, форматты және материалдармен танысу тәртібін көрсетуді талап етеді. Түсірілген күні жоқ хабарландыру фотосы аз нәрсені растайды. Жеке жіберілімдер тізілімі, ақпараттандыру объектісіне орналастыру жазбасы және хабарландыру данасы бірге әлдеқайда анық көрініс береді.

Сенімхат өкілдің дауысына тіркеледі. Тексеруші өкілді бөлек меншік иесі деп қабылдамауы үшін парақта меншік иесін де, өкілді де көрсетіңіз. Мемлекеттік тұрғын үйді жалға алушы қағидаларда көзделген құжат негізінде қатысса, растаушы құжатты қосыңыз. Сенімхаттың өзінсіз «сенімхат бойынша» деген сілтеме дауысты расталмаған күйде қалдырады.

Әр бекітілетін құжатқа атау, қосымша нөмірі, күні немесе нұсқасы және парақ саны беріледі. Бұл сметаға, жұмыстар тізіміне, нысаналы жарна есебіне, шарт жобасына, кеңес құрамына және техникалық қорытындыға қатысты. Титул парағына: «2026 жылғы 18 қазандағы № 7 хаттамаға 4-қосымша» деп жазуға болады. Сонда қол қойылғаннан кейін сметаны басқа кестемен ауыстыру байқалады.

Қағаз жинақты бір парақты білдіртпей алып тастауға немесе жаңасын қосуға болмайтындай нөмірлеп, тігеді. Артқы жағында тігілген және нөмірленген парақ санын, жауапты адамның аты-жөнін және қолын көрсетіңіз. Қосымшалар көлеміне байланысты бөлек томдарда сақталса, хаттамада әр том және оның парақ саны тізілуі керек. Жұмыс үшін құрылымы түсінікті бір мұрағат файлы да қажет, бірақ сканерленген нұсқа түпнұсқаларды сақтауды алмастырмайды.

Дербес деректер толық жинақты кіреберіске ілуге құқық бермейді. Меншік иелерін хабардар ету үшін қорытынды белгіленген тәртіппен орналастырылады, ал телефон нөмірлері, ЖСН, қолдар және меншік құқығы туралы мәліметтер бар құжаттар шектеулі қолжетімділікпен сақталады. Инспекция мен меншік иелеріне тіркеу парағын жалпыға ортақ тақтаға айналдырмай, заң белгілеген көлемде және тәртіппен көшірме беріледі.

Қолдар рәсімді емес, құжатты аяқтайды

Хаттамаға төраға, жиналыс хатшысы және үй кеңесінің мүшелері қол қояды. Қол қою жолдарында толық аты-жөні және өз қолы немесе электрондық құжатқа арналған жарамды ЭЦҚ болуы керек. МИБ мөрі міндетті қолдардың ешбірін алмастырмайды. Басқарушы компанияның қолы да оның қызметкерін жиналыс төрағасына айналдырмайды.

Төраға мен хатшы негізгі мәселелер қаралғанға дейін анықталып, бұл жиналыс барысына енгізілуі керек. Үлгілік нысан мен рәсім үй кеңесі мүшелерінің қол қоюын талап етсе, олардың қолдарын бір түпкілікті данаға жинаңыз. Төраға бір редакцияға, хатшы басқа редакцияға қол қойған, ал қосымшалары кейін басылған құжатты бір хаттама деуге болмайды.

Қол қоймас бұрын арифметиканы салыстырыңыз. Әр мәселе бойынша «жақтаймын», «қарсымын» және «қалыс қалдым» қосындысы сол мәселе бойынша жарамды дауыстар санына тең болуы керек. Екі арна қолданылса, қағаз және электрондық қорытындыларды бөлек көрсетіңіз. Күн тәртібіндегі, нәтижелердегі және шешімдердегі сұрақ нөмірлері сәйкес болуы керек.

Жазу қатесін өзгеріс тарихы мен қол қоюшылардың келісімі сақталатындай түзетуге болады. Қағазда түзеткіш сұйықтық қолданбаңыз және қол жиналғаннан кейін парақты ауыстырмаңыз. Мекенжайдағы, дауыс санындағы, сомадағы, сайланған адамдар құрамындағы немесе шешім мәтініндегі елеулі қатені хатшының анықтамасымен емес, жиналыстың жаңа шешімімен түзеткен қауіпсіз. Хатшы меншік иелерінің еркін жалғыз өзі өзгерте алмайды.

Қол қойылған сканерленген нұсқаны жіберу ыңғайлы, бірақ түпнұсқа қосымшалармен бірге тиісті тұлғада сақталуы керек. Заң хаттамаларды тиісті нысанда үйді басқаратын органға немесе субъектіге сақтауды жүктейді. Басқару ауысқанда хаттамалар берілетін құжаттамаға кіреді. Ескі мұрағаттың болмауы қолдарды кейінгі күнмен қалпына келтіру әрекетін ақтамайды.

Алушыға шешімнің негіздері қажет болса, көшірмені толық беріңіз. Дауыс беру парақтары мен бекітілген сметасыз хаттаманың екі бетін жіберу көбіне қайта сұрау тудырады. Көшірмені түпнұсқаға сәйкестігі туралы белгімен, күнімен, уәкілетті тұлғаның аты-жөнімен және қолымен куәландыруға болады. Нотариаттық куәландыру әр хаттамаға ортақ ереже бойынша емес, нақты рәсім тікелей талап еткен жерде ғана қажет.

Жіберер алдында алушының мекенжайын ғана емес, өтініштің мәнін анықтаңыз. Басқару нысаны туралы мәлімет енгізу үшін инспекцияға басқару нысаны мен субъектісі туралы шешімі бар хаттама керек. Шығыстарды бақылау үшін ол хаттамамен бірге шешім сілтеме жасайтын сметаны, есепті немесе есептеуді сұратады. МИБ-ті тіркеу кезінде әділет органы тіркеу жинағын тексереді, ал шот ашқанда банк қол қоюшының өкілеттігін өз қағидалары бойынша анықтайды. Бір қысқа үзінді төрт рәсімде де қосымшаларды алмастырады деп санауға болмайды.

Ілеспе хатта берілетін құжаттарды және парақ санын тізіңіз, бірақ онымен хаттаманы түзетуге тырыспаңыз. Хат томдардың нөмірленуін түсіндіре немесе байланыс жасайтын адамды көрсете алады. Ол күн тәртібінде болмаған мәселені қоса алмайды, шешім сомасын өзгерте алмайды және кворумды растамайды. Қағаз түрінде өткізгенде өз тізім данаңызға қабылдау белгісін қойдырыңыз, ал электрондық түрде жібергенде жіберу растамасы мен файлдардың нақты жинағын сақтаңыз.

Қайтарудың себебі көбіне тексерілетін кемшілік

Инспекторға «мәтін стилі ұнамағандықтан» құжаттар пысықтауға қайтарылмайды. Әдетте жинақ міндетті фактіні растауға мүмкіндік бермейді немесе өз ішінде қайшы келеді. Ескертуге жаңа ілеспе хатпен емес, үзіліс шыққан қабатты түзетумен жауап берген дұрыс.

Мен көбіне мына кемшіліктерді көремін:

• ескірген немесе сәйкес келмейтін үлгілік нысан қолданылған;
• мекенжай, күн, формат немесе күн тәртібі хабарламамен сәйкес емес;
• меншік иелерінің жалпы саны тізілімсіз алынған және тізіммен үйлеспейді;
• өкіл өкілеттігін растайтын құжатсыз дауыс берген;
• тармақ бойынша бөлек қорытынды немесе қажетті көпшілік көрсетілмеген;

Қайтарудың бөлек тобы қосымшаларға байланысты: парақтар нөмірленбеген, тігілмеген, тізілмеген, смета анықталмаған, электрондық көшірме меншік иесін тексеруге мүмкіндік бермейді. Тағы бір топ қарар бөлігінде шығады: жұмыстар тізімін, бағасын, ақша көзін және уәкілетті адамды көрсетпей «жөндеу жүргізу туралы шешім қабылданды» деп жазылады. Орындаушы не істеу керегін түсінбейді, ал тексеруші шешімнің шекарасын көрмейді.

Ескерту жазу қатесіне немесе бар құжаттың жетіспейтін көшірмесіне қатысты болса, жаңа дауыс бермей пысықтауға болады. Дұрыс көшірмені тіркеп, оның түпнұсқамен байланысын түсіндіріңіз және нәтижені өзгертпеңіз. Тиісті хабарлама, кворум, өкілеттік, міндетті қосымша немесе қажетті дауыс саны болмаған жағдайда бұл фактілерді жиналыстан кейін қосып жазуға болмайды. Рәсімнің тиісті бөлігін қайта өткізу қажет.

«Барлық тұрғын онсыз да келіседі» деген қарсылық көбіне келісім дәлелдерінің жиналмағанын білдіреді. Заң келмеген меншік иесін дәл осы нысанмен қорғайды: ол күн тәртібін алдын ала біліп, материалдарды алып, дауыс беру мүмкіндігіне ие болуы керек. Үй чатындағы жаппай келісім кеш жарияланған хабарламаны немесе күн тәртібінде болмаған шешімді түзетпейді.

Өткізер алдында жинақты жиналысқа қатыспаған адамға беріп, нәтижені тек құжаттар бойынша қайта есептеуін сұраңыз. Ол ауызша түсіндірмесіз дауыстардың жалпы санын, қатысушыларды, әр мәселе бойынша қорытындыны, қолданылған шекті және шешімнің нақты мәтінін айтуы керек. Жауап беру үшін хатшыға қоңырау шалуға тура келсе, жинақ әлі дайын емес.

Бақылау жинағы жаңа жиналыстан аз уақыт алады

Соңғы тексеріс шешім пайда болған тәртіппен жүруі керек. Алдымен бастамашының өкілеттігі және бес күндік хабарлама. Содан кейін өзекті тізілім, қатысушыларды сәйкестендіру және сенімхаттар. Одан соң кворум, әр тармақ бойынша бөлек нәтиже, қажетті шек, қарар бөлігі, қосымшалар мен қолдар. Тек соңғы бетті тексеру ең қауіпті қателерді өткізіп жібереді.

Бір мәселенің жұмыс картасы былай көрінуі мүмкін:

Пункт повестки: 3
Текст вопроса в уведомлении: ____________________
Окончательная редакция решения: _________________
Основание подсчета: количество голосов / доля площади
Требуемый порог: ________________________________
Бумага: за __ / против __ / воздержались __
Электронно: за __ / против __ / воздержались __
Итого: за __ / против __ / воздержались __
Приложение: № __, название, __ листов

Мұндай карта хатшыны қол қойылғанға дейін барлық жолды жабуға мәжбүр етеді. Оны инспекцияға жіберу міндетті емес, бірақ ішкі есеп ретінде сақтау керек. Бірнеше кіреберісі бар үй үшін кіреберіс белгісін қосып, мәселені шынымен бөлек шешуге болатынын тексеріңіз. Бір кіреберістің жабдығы туралы шешім қате таңдалған негізбен бүкіл үйге төлем жүктемеуі керек.

QABAT кондоминиум тізілімін алаңдармен, үлестермен және меншік иесін ЭЦҚ арқылы тексерумен жүргізеді, бетпе-бет, сырттай және онлайн дауыс беруді біріктіреді, аудит журналы бар электрондық хаттама қалыптастырады. Бұл сандарды қолмен көшіруді азайтады, бірақ бастапқы тізілім, күн тәртібі және шешім тұжырымдары бәрібір дұрыс болуы керек.

Жинақталғаннан кейін хаттаманы көрші үйдің былтырғы файлымен емес, қолданыстағы үлгілік нысанмен жолма-жол салыстырыңыз. Содан кейін қол қойылған түпнұсқаны, өзгертілмейтін электрондық көшірмені және қосымшалар тізімін сақтаңыз. Алты айдан кейін жаңа төраға немесе инспектор сіздің түсіндірмеңізсіз есепті қайталай алса, хаттама өз міндетін орындады.

Соңғы салыстыру күндерді де қамтуы керек. Хабарлама күні бес күндік мерзімді растайды, жиналыс күні қатысушыларды өзекті тізіліммен байланыстырады, сырттай дауыс беру мерзімі жарамды парақтарды анықтайды, ал қол қою күні соңғы редакцияны жабады. Ескі қолдарды қайта басылған құжатқа көшірмеңіз және қосымша әлі болмаған күнмен оны даталамаңыз. Күндердің сәйкес келмеуі тексерушіге кәдімгі жазу қатесінен күрделірек мәселені жиі көрсетеді. Хронология үйлеспесе, қол қойылғанға дейін оны бастапқы хабарламалар, жүйе журналы және қағаз парақтар бойынша қалпына келтіріңіз. Фактіні қалпына келтіру мүмкін болмаған жерде кейінгі күнмен дәлел жасағаннан гөрі рәсімді қайталаған қауіпсіз.