КСК-дан үй қабылдағанда құжаттарды қалай жоғалтпауға болады

Үйді қабылдау бұрынғы ПИК төрағасы кабинетінен қораптарды шығарып бергенде емес, әр құжат, кілт, ақша қалдығы мен аяқталмаған мәселе актіде жеке жол алған кезде бітеді. «Құжаттар тапсырылды» деген жалпы тұжырым тапсырушы тарапқа ыңғайлы, ал МИБ немесе жаңа басқарушы компания үшін қауіпті: бір аптадан кейін қорапта лифт паспорты, банк көшірмесі немесе жылу торабының сызбасы болмағанын дәлелдеу мүмкін болмайды.

Сондықтан КСК-дан үй қабылдау кезінде құжаттар тізімдемесі дәлелдер тізілімі ретінде жұмыс істеуге тиіс. Онда атау, кезең, парақтар немесе файлдар саны, дананың түрі, жай-күйі, сақтау орны және тексеру белгісі болуы керек. Бірдеңе жоқ болса, «кейін әкелеміз» деген ауызша уәдеге қалдырмай, сол күні болмағанын қол қойып бекіту қажет.

Қабылдау қораптардың ішіндегісімен емес, актімен рәсімделеді

№ 108 бұйрықпен бекітілген Кондоминиум объектісін басқару қағидалары рәсімге нақты негіз береді. МИБ құрылғаннан немесе басқару нысаны ауысқаннан кейін қабылдаушы тарап хабарлама жібереді, ал тараптар үш жұмыс күні ішінде 4-қосымшаның нысаны бойынша қаржылық, техникалық құжаттаманы және өзге де техникалық құралдарды қабылдау-тапсыру актісін бірге жасайды. Тапсырылатын дүниелердің саны мен сапасына қатысты келіспеушіліктер тікелей актіге енгізіледі.

Бұл маңызды айырмашылық. Актіге қойылған қол тапсырудың нақты нәтижесін растайды, бірақ жинақ толық әрі жарамды дегенді міндетті түрде білдірмейді. 14 папканы, үш кілт бауын және жинақтағыштағы архивті қабылдап, сонымен бірге техникалық паспорттың куәландырылмаған көшірме түрінде берілгенін, 2025 жылғы дауыс беру парақтарының жоқ екенін, қақпа контроллерінің құпиясөзі жұмыс істемейтінін көрсетуге болады. Мінсіз жинақ пайда болғанша кез келген актіге қол қоюдан бас тарту жаңа тарапты кездесуде не болғанын дәлелдейтін айғақтан мүлде айырып қалуы мүмкін.

4-қосымшаның ресми нысанынан бастаңыз, бірақ нақты үйді бірнеше кең жолға сыйғызуға тырыспаңыз. Актіге толық тізімдемені, жоқ құжаттар тізілімін, кілттер мен қолжетімділіктер тізбесін, қаржылық салыстыруды және фототіркеуді қосыңыз. Негізгі актіде қосымшаларды, олардың парақтары мен файлдарының санын атаңыз. Екі тарап әр қосымшаға қол қояды, ал беттер нөмірленеді.

Кездесуге дейін қол қоюшылардың өкілетін тексеріңіз. ПИК атынан кооперативтің атынан әрекет етуге құқығы бар адам немесе тиісті өкілеті бар өкіл қол қоюға тиіс. Қабылдаушы тараптан таңдалған басқару нысанына қарай МИБ төрағасы, меншік иелері уәкілеттік берген адам немесе басқару субъектісінің өкілі қажет. Егер жиналыс шешімі, тіркеу құжаттары мен сенімхат қолданылса, олардың көшірмелерін қосыңыз. Архив меңгерушісінің қолы уәкілетті тараптың қолын алмастырмайды.

Шектеу сәтін белгілеңіз: осы күн мен нақты уақыттан кейін ПИК үй атынан төлем қабылдамайды, мердігерлерге тапсырма бермейді және жабдыққа кіру деректерін өзгертпейді. Мұндай шекара болмаса, құжаттарды таңертең қабылдап, ақша немесе жабдық баптаулары кешке өзгеруі мүмкін. Бұл тармақты меншік иелерінің шешімдерімен, банкпен және қолданыстағы шарттармен келіседі, оны кездесудің үстінде ойлап таппайды.

Хабарламаға жоспарланған кездесуге дейін тізімдеме жобасын тіркеңіз. Тапсырушы тарап комиссияның «барлық құжаттаманы» емес, мысалы, қосымшалары бар пайдалануға беру актісінің түпнұсқасын, белгіленген кезеңдегі екі шоттың көшірмесін және қолданыстағы бес шарт жинағын сұрайтынын алдын ала көреді. Бұл нақты құжат сұрауға кірді ме деген дауды азайтады. Ілеспе хатта архивтің орнын, уақытын, оған жауапты адамды және электрондық файлдардың пішімін көрсетуді, сондай-ақ банкте, мердігерде, жобалаушыда немесе мемлекеттік органда жатқан құжаттар туралы хабарлауды сұраңыз.

Акт пен қосымшалардың бірдей екі қағаз жинағын, қораптарға арналған нөмірлі жапсырмаларды, қолжетімділік құпияларына арналған таза конверттерді, берілетін тасымалдағыштарды оқитын құрылғыны және қабылдаушы тараптың жеке жинақтағышын дайындаңыз. ПИК-тен келген белгісіз флешканы бухгалтердің жеке компьютеріне қоспаңыз. Оны оқшауланған жұмыс құрылғысында ашып, алдымен бастапқы көшірмені сақтаңыз, содан кейін пішімдер мен каталогтар құрылымын тексеріңіз. Егер файл құпиясөзбен қорғалса, құпиясөз бен оны беру тәсілі бөлек қолхатқа кіруі керек.

Фото және видео түсіруге болатынын келісіп, тіркеуді жүргізетін адамды алдын ала белгілеңіз. Кадрдан тұрғындардың беті мен дербес деректер бар беттер емес, позицияның ID-і, папканың атауы, томдар саны, зақым немесе қате туралы хабарлама анық көрінуге тиіс. Кездесуден кейін тіркеу файлдарының тізбесін жасап, олардың қай қорғалған тасымалдағышта сақталатынын көрсетіңіз. Сонда бір айдан кейін фотосуретті ондағы бір-біріне ұқсас жиырма папканың қайсысы екенін болжаудың орнына нақты жолмен байланыстыруға болады.

Көлемді бір кездесуде қабылдау физикалық тұрғыдан мүмкін болмаса, тараптар бөлімдер бойынша кесте бекіте алады, бірақ бірінші акт әлі берілмеген блоктар мен оларды салыстыру күндерін атауға тиіс. «Дайын болуына қарай» деген ашық мерзім қалдырмаңыз. Кезең-кезеңмен тапсыру заңда белгіленген мерзімді өздігінен ұзартпайды, сондықтан кестені ПИК-тің міндетінен босату деп көрсетуге болмайды. Оның міндеті практикалық: тәртіпті сақтау және қабылдаушы тараптың аталған позицияларды қабылдауға дайын болғанын дәлелдеу.

Комиссия әр позицияның төрт қасиетін салыстырады

Үйді жалғыз қабылдау ақылға қонбайды: бір адам актілерді оқып, кілттерді санап, электрондық файлдарды тексеріп үлгермейді. Рөлдері түсінікті шағын жұмыс тобын жинаңыз. Төраға немесе уәкілетті өкіл актіні жүргізеді, бухгалтер ақша мен міндеттемелерді тексереді, техникалық маман пайдалану архиві мен жабдықты қарайды, үй кеңесінің мүшесі жай-күй мен келіспеушіліктерді тіркейді. Қажет болса, лифтіні, жылу пунктін, өрт автоматикасын немесе серверлік бөлмеге кіруді тексеру үшін қызмет көрсетуші ұйымдардың өкілдерін шақырыңыз.

Комиссия әр позиция бойынша төрт қасиетті тексереді:

1. Бар болуы. Құжат немесе зат комиссияның алдында тұр, файл ашылады, кілт көрсетілген есікке келеді.
2. Толықтығы. Барлық парақ, қосымша, қол, мөр, сызба, түзету және құжатқа қатысты акт бар.
3. Дананың түпнұсқалығы. Комиссия түпнұсқаны, нотариалдық көшірмені, куәландырылған көшірмені, қарапайым ксерокөшірмені және электрондық бейнені ажыратады.
4. Өзектілігі. Тізілімде соңғы меншік иесі тұр, шарт бұзылмаған, сызба нақты желіні көрсетеді, ал құпиясөз жұмыс істейді.

Қағидалардың 4-қосымшасы дана түрлерін өзі бөледі. Жай ғана «1 дана» деп жазбаңыз. Техникалық паспорт бойынша жазба мынадай болуы мүмкін: «түпнұсқа, 84 парақ, 6 парақтық қосымша, жай-күйі қанағаттанарлық, соңғы түгендеу осындай күні». Тек скан алсаңыз, соны жазыңыз. Түпнұсқаның сканы жұмысқа пайдалы, бірақ ол содан түпнұсқаға айналмайды.

Бір позиция қағазда, папкада және электрондық каталогта сәйкес келуі үшін тұтас ID қолданыңыз. Тізімдеменің ең аз жолы мынадай:

ID | Раздел | Название | Период/дата | Экземпляр | Листы/файлы | Состояние | Носитель | Где хранится | Проверил | Статус | Примечание
TECH-001 | Техническая | Технический паспорт дома | 2024-05-18 | оригинал | 84+6 листов | полный | бумага | короб 1, папка 2 | А.А. | принято | сверено по оглавлению
FIN-014 | Финансы | Выписка по текущему счёту | 2026-01-01..2026-07-20 | электронный оригинал | 1 PDF, 37 стр. | открывается | накопитель 1 | /finance/bank | Б.Б. | принято с замечанием | нет выписки за 21 июля
ACC-007 | Доступы | Ключ от теплового узла | на дату передачи | оригинал | 2 ключа | проверены | связка 3 | сейф | В.В. | принято | подходят к двери и шкафу

Тексеруді үйіндінің фотосуретімен алмастырмаңыз. Сурет қораптың бар екенін растайды, бірақ архивтің құрамын көрсетпейді. Комиссия таңдалған папкаларды ашып, нөмірлеуді салыстыруға, ескі көшірмелердің оқылуын тексеруге және файлдарды бөлек жұмыс құрылғысында іске қосуға тиіс. Үлкен архивті кезеңмен салыстыруға болады, бірақ актіде қай позициялар тексерілгені, қайсысы тек сыртқы санақ бойынша қабылданғаны адал көрсетілуі керек.

Техникалық архив соңғы қосымшасына дейін қабылданады

Техникалық құжаттама екі практикалық сұраққа жауап береді: не салынған және оны қалай қауіпсіз пайдалану керек. Тек техпаспортты қабылдаса, жаңа топ алғашқы апаттық жөндеуде-ақ кедергіге тап болады. Сантехник жауапкершілік шекарасын көрмейді, лифт ұйымы паспорт сұрайды, ал шатыр мердігері жасырын жұмыстар актілерін таппайды.

4-қосымшаның нысанында техникалық паспорттар, экспликациялар және қабат жоспарлары; инженерлік коммуникациялардың сызбалары; механикалық, электрлік, санитариялық-техникалық және басқа жабдықтың схемалары; жалпыүйлік есепке алу аспаптарын орнату схемалары мен актілері көрсетілген. Осы блокқа инженерлік жабдық паспорттары, желілер бойынша пайдалану жауапкершілігін ажырату актілері, қуатты қосуға рұқсаттар, қабылдау комиссиясына көрсетілген атқарушылық және жобалық құжаттама да кіреді.

Конструкциялық элементтерді тексеру актілерін, жер учаскесінің құжаттарын, міндетті қосымшалары бар объектіні пайдалануға беру актісін, сервитут құжаттарын, технологиялық жабдықтың паспорттары мен нұсқаулықтарын бөлек сұраңыз. Орындалған жөндеулер үшін күрделі және ағымдағы жұмыстарды қабылдау актілері, ақау актілері, сметалар, атқарушылық схемалар, жасырын жұмыстарды куәландыру актілері және мердігерлердің кепілдік міндеттемелері қажет. Ресми нысанда шу мен дірілді өлшеу хаттамасы да көрсетілген.

Ескі үйде жобалық архивтің бір бөлігі сақталмауы мүмкін. Бұл «техникалық құжаттама жоқ» деп бір жол жазуға себеп емес. Жоғалтуды нақты позициялар бойынша бөліңіз: суық сумен жабдықтау схемасы жоқ; № 2 лифт паспорты соңғы жазбаларсыз берілді; жер учаскесінің актісі оқылмайтын көшірме түрінде ұсынылды; үшінші кіреберістегі тік құбырларды ауыстырғаннан кейін атқарушылық схема жасалмаған. Мұндай егжей-тегжей нақты нені қалпына келтіру керек екенін және телнұсқаны кімнен сұрауға болатынын көрсетеді.

Қағаздың үйге сәйкестігін тексеріңіз. Қабат жоспары жапсаржайды есепке алмауы, электр қалқанының схемасында ескі таңбалау тұруы, ал есепке алу аспабының паспорты бұрын ауыстырылған құрылғыға тиесілі болуы мүмкін. Техникалық маман айырмашылықты тізімдемеге жазып, оны фотосуретпен немесе тексеру актісімен байланыстырады. Ол ресми құжатты қолмен түзетпейді.

Жобалық құжаттаманы пайдалану құжаттамасымен араластырмаңыз. Жоба көзделген шешімді көрсетеді, атқарушылық құжаттама жұмыстың іс жүзінде қалай орындалғанын бекітеді, ал пайдалану журналдары одан кейін не болғанын баяндайды. Үш қабаттың біреуі ғана сақталса, тәуекел қалады. Мысалы, жылу пунктінің жобалық схемасы он жыл ішінде арматура ауыстырылмағанын дәлелдемейді.

Ескі қағаз түпнұсқаларды тот басып, парақты жыртатын кеңсе қапсырмаларынсыз ораңыз. Қораптарға нөмір беріңіз, тасымалдау кезінде пломба немесе бақылау жапсырмаларын қойып, тапсыру бағытын бөлек жасаңыз: кім шығарды, кім тасымалдады, сақтау орнына кім қабылдады. Папканы ПИК кабинеті мен МИБ архивінің арасында жоғалту оны мүлде алмаумен бірдей оңай.

Кондоминиумды тіркеу мен меншік иелерінің тізілімі бір нәрсе емес

Объектінің өзіне қатысты құжаттарды меншік иелерінің жұмыс тізімінен бөлу керек. Кондоминиумды тіркеу бірыңғай мүліктік кешеннің құқықтық режимін және ортақ мүлік туралы мәліметтерді растайды. Меншік иелерінің тізілімі басқа сұраққа жауап береді: нақты күні пәтерге немесе тұрғын емес үй-жайға кім иелік етеді және қандай алаңмен, үлеспен шешімдер мен шығындарға қатысады.

Әңгімеде «кондоминиум паспорты» жиі сұралады, бірақ папкада әртүрлі құжаттар жатуы мүмкін: ғимараттың техникалық немесе кадастрлық паспорты, кондоминиум объектісі туралы тіркеу мәліметтері, жер құжаттары, учаске жоспары және үлестер есебі. Мұқабадағы атауды мазмұн деп қабылдамаңыз. Әр құжатты берген органын, нөмірін, күнін, объектісін және дана түрін көрсетіп, бөлек жазыңыз. Объект тіркелмесе немесе мәлімет ескірсе, оны жоғалған папка емес, құқықтық олқылық ретінде тіркеңіз.

Кондоминиум объектісін мемлекеттік тіркеу қағидалары тіркеуді Жылжымайтын мүліктің бірыңғай мемлекеттік кадастрындағы мәліметтермен байланыстырады. Сондықтан тізімдемеде мекенжайды, жер учаскесін, бастапқы объектіні, пәтерлерді, тұрғын емес үй-жайларды, тұрақ орындарын, қоймаларды және ортақ мүліктегі үлестерді салыстыруға мүмкіндік беретін құжаттар қажет. Кадастр мәліметтері, техпаспорт, тізілім және жиналыс құжаттарындағы жалпы және пайдалы алаңдарды салыстырыңыз. Ондық үлестердегі айырма кейде дөңгелектеумен түсіндіріледі, ал кейде кворумды өзгертеді.

Меншік иелерінің жұмыс тізілімін жасалған күнімен және әр жазбаның дереккөзімен бірге қабылдаңыз. Ең аз өрістер: үй-жай нөмірі, түрі, алаңы, үлесі, меншік иесі, негізі және соңғы тексеру күні. Байланыс телефоны мен электрондық пошта меншік құқығын дәлелдемейді. ПИК-те хабарламалар таратуға ыңғайлы кесте болуы мүмкін, бірақ оны заңдық мәні бар дауыс беруге автоматты түрде қолдануға болмайды.

Дербес деректерді комиссия мүшелеріне ортақ хат алмасу арқылы таратуға болмайды. Жауапты адамды тағайындап, файлға қолжетімділікті шектеңіз және қағаз бен электрондық даналардың кімге берілгенін белгілеңіз. Жұмыс тексерісі үшін артық байланыс деректері жоқ нұсқа жасауға болады. Архивтің жаңа заңды басқарушыға берілуі меншік иелерінің мәліметтерін қорғау міндетін жоймайды.

Созылып қалған жағдайларды тексеріңіз: қайтыс болған меншік иесі және рәсімделмеген мұра, құрылыс салушының атындағы үй-жай, даулы қайта жоспарлау, біріктірілген пәтерлер, хабарлама мен тапсыру арасындағы меншік иесінің ауысуы, ПИК қате түрде меншік иесі деп жазған жалға алушылар. Әр жағдайға мәртебе мен тексеру дереккөзін беріңіз. Әйтпесе кворумды есептеудің алғашқы әрекеті өзгенің қатесін жаңа басқару органының қатесіне айналдырады.

Шарттар міндеттемелермен және мерзімдермен бірге беріледі

Шарттың жай көшірмесі оның жай-күй картасынсыз көп көмектеспейді. Жаңа топ шарттың күшінде екенін, қандай қызмет көрсетілетінін, актілерге кім қол қоятынын, қашан төлеу керегін, берешек, аванс, кепілдік ұсталым, дау немесе бұзу туралы хабарлама бар-жоғын түсінуі керек. Сондықтан шарттар тізбесіне шектеу күніндегі міндеттемелер тізілімін қосады.

Актінің ресми нысаны коммуналдық ұйымдармен, сервистік қызмет субъектілерімен, басқарушымен немесе басқарушы компаниямен жасалған шарттарды, сондай-ақ қызметтерді қабылдау актілерінің көшірмелерін атайды. Іс жүзінде ортақ үй қажеттіліктеріне арналған жылу мен суды, ортақ аймақтардың электрмен жабдықталуын, қалдық шығаруды, лифттерді, домофон мен қақпаларды, өрт жүйелерін, апаттық қызметті, тазалауды, күзетті, байланысты, ағымдағы жөндеуді және ортақ мүлікті жалға беруді тексеріңіз. Құрам үйге байланысты, сондықтан өзгенің тізімін қарап шықпай көшірмеңіз.

Әр қолданыстағы шарт бойынша негізгі мәтінді, барлық қосымша мен қосымша келісімді, техникалық тапсырманы, тарифті немесе баға есебін, актілер мен шоттарды, кемшіліктер туралы хат алмасуды, қамтамасыз ету және кепілдік құжаттарын сұраңыз. Контрагенттің ЖСН немесе БСН-ін, банк деректемелерін және қол қоюшының өкілетін салыстырыңыз. Бес жыл бұрынғы шарт салынған «Лифт» папкасы қазіргі орындаушыны білдірмейді.

Жақын оқиғалардың күнтізбесін жасаңыз: кезекті төлем күні, шарттың аяқталуы, бұзу туралы хабарлау мерзімі, есептегішті тексеру, лифтіні куәландыру, жылыту маусымына дайындық, кепілдіктің аяқталуы. Бұл жаңа басқару жоспары емес, бұрын қабылданған міндеттемелердің түсіндірмесі. Тапсырудан кейін өткізіп алған мерзім қабылдаушы тараптың мәселесіне айналады, тіпті бұрынғы басқарушы оны қосымшаның соңғы бетіне жасырып қойса да.

ПИК бірден бірнеше үйге жасаған шарттарды бөлек жазыңыз. Мұндай шарт толығымен бір МИБ-ке көшеді деп үнсіз есептеуге болмайды. Нақты үйге қатысты көлемдер, есептер, актілер, берешек және әрі қарай қызмет көрсетудің құқықтық негізі қажет. Контрагентпен байланысып, шектеу күнінен кейін кімді тапсырыс беруші деп санайтынын жазбаша растаңыз.

Ашық апаттық және маусымдық жұмыстарға қатысты «алдымен бәрін алып, кейін талдаймыз» деген кеңесті қабылдамаңыз. Ол кездесуді жылдамдататындықтан танымал. Ол қате, өйткені бірнеше күннен кейін мердігер мен ПИК дайындықты, бағаны және жауапкершілікті әртүрлі сипаттауы мүмкін. Әр аяқталмаған жұмысқа карточка жасаңыз: негізі, нақты көлемі, төленгені, қабылданғаны, кемшіліктері, объектідегі материалдар, жауапты адам және келесі әрекет.

Қаржылық жинақ соңғы теңгесіне дейін сәйкес келуі керек

Қаржыны тапсыруды соңғы жылдық есеппен емес, бастапқы құжаттан банкке және тұрғындардың берешегіне дейінгі тізбекпен тексереді. 4-қосымшада бастапқы есепке алу құжаттары, қаржылық есептілік, ағымдағы шот операцияларының құжаттары, жинақ шотындағы ақша және жиналыс шешімі бойынша нысаналы жарналар, хаттамалар мен дауыс беру парақтары тікелей аталған.

Алдымен қаржылық шектеудің күні мен уақытын бекітіңіз. Сол сәтке әр үйге қатысты әр шот бойынша банк көшірмелерін, қалдық туралы анықтамалар немесе растауларды, касса болса кассалық құжаттарды, айналым-сальдо ведомостарын және берешек түсіндірмелерін алыңыз. ПИК есебіндегі сома банк қалдығымен, рұқсат етілген өтпелі операциялармен және бастапқы құжаттармен түсіндірілуі керек.

Қаржылық жинақты бес байланыс бойынша тексерген ыңғайлы:

• меншік иелеріне есептелген сомалар, тарифтер, алаңдар, жеңілдіктер мен қайта есептеулер;
• банк пен касса түсімдері, анықталмаған төлемдер, қайтарымдар;
• әр шығыс бойынша шарт, шот, акт, төлем;
• кезеңі мен негізі көрсетілген дебиторлық және кредиторлық берешек;
• нақты үй бойынша ағымдағы, жинақ және нысаналы ақша бөлек.

ПИК бірнеше үйді басқарса, жалпы бухгалтерлік базаны сіздің үйіңіздің қалдығына дәлел ретінде қабылдамаңыз. Объект бойынша талдау қажет: оның меншік иелерінен қандай ақша түсті, неге жұмсалды, қандай міндеттемелер қалды және қалдық қайда жатыр. Ортақ банк шоты талдауды қиындатады, бірақ түсіндірме жасау міндетін жоймайды.

Борышкерлер бойынша тек аты-жөні мен сома жеткіліксіз. Ай сайынғы есептеулер мен төлемдерді, тариф негізін, салыстыру актілерін, талаптарды, сот құжаттарын, атқарушылық іс жүргізуді, мерзімдердің өтуі және даулы есептеулер туралы мәліметтерді қабылдаңыз. Артық төлемдер мен анықталмаған төлемдерді бөлек белгілеңіз. Бухгалтер теріс сальдоның қайдан шыққанын түсінбейінше, оны жаңа жүйеге көшіруге болмайды.

Меншік иелері сметаны, жарна мөлшерін, нысаналы жинақты және жинақ ақшасын жұмсауды бекіткен хаттамаларды тексеріңіз. Ақша операциясы мен меншік иелерінің шешімі бір-біріне сілтеме жасауы керек. Хаттама дауыс беру парақтарынсыз тұрса немесе парақтар нәтижені растауға мүмкіндік бермесе, ақауды тізімдемеге енгізіңіз. Ескі шешімді жаңа хаттамамен кейіннен «нығайтуға» тырыспаңыз.

Айырма болса, «қаржы нақтылауды талап етеді» деген бұлдыр сөз жазбаңыз. Формуланы көрсетіңіз: «банк көшірмесі бойынша 4 812 450 теңге, айналым-сальдо ведомосы бойынша 4 797 450 теңге, айырма 15 000 теңге, бастапқы құжат ұсынылмады». Мұндай жазба бухгалтерге тапсырма береді және дәлелді сақтайды. Жалпы ескерту ешбір сұраққа жауап бермейді.

Кілттер, кодтар және жабдық орнында тексеріледі

Қабылдаушы тарап керек есікті ашқанда немесе керек жүйеге кіргенде ғана қолжетімділік бар деп саналады. «Жертөле» деген жазуы бар кілт бауы оның ішінде жылу торабының кілті бар екенін дәлелдемейді, ал жазылған құпиясөз әкімші құқығын растамайды. 4-қосымша ортақ мүлік үй-жайларының кілттерін, электрондық кіру кодтарын және басқа техникалық құралдар мен жабдықты бөлек атайды.

Үй-жайлар картасын жасаңыз: шатыр, астыңғы шатыр, жертөле, жылу пункті, су өлшеу торабы, электр қалқандары, лифт машиналарының бөлмелері, сорғы бөлмесі, өрт шкафтары, тазалау құралдарының бөлмелері, арба қоятын орындар, диспетчерлік бөлме, серверлік немесе әлсіз ток шкафы. Әрқайсысы бойынша есікті, құлыпты, дана санын, сақтаушыны және тексеру нәтижесін көрсетіңіз. Бұл картаны үйдің ортақ чатында жарияламаңыз.

Электрондық қолжетімділік домофон кодымен шектелмейді. Қақпа мен домофон контроллерлерінің, бейнебақылаудың, диспетчерлендірудің, жалпыүйлік байланыстың, есепке алу аспаптары мен өтінімдер немесе есептеулер сақталған бағдарламалардың әкімшілік тіркелгілерін тексеріңіз. Тіркелгі иесін, қалпына келтіру тәсілін, байланыстырылған телефон мен электрондық поштаны, құқық деңгейін, резервтік кодтарды және соңғы сәтті тексеру күнін белгілеңіз.

Ашық акт қосымшасындағы құпиясөз жаңа мәселе туғызады. Тізімдемеде қолжетімділіктің беріліп, тексерілгенін жазыңыз, ал құпияның өзін жеке қолхатпен мөрленген конвертке немесе қорғалған қоймаға салыңыз. Қол қойылғаннан кейін шарттар мен техникалық талаптар рұқсат еткен жерлерде құпиясөздерді ауыстырып, ескі сеанстарды аяқтап, артық тіркелгілерді жойыңыз. Бұрынғы қызметкердің жеке телефонын қалпына келтірудің жалғыз жолы ретінде қалдыру қауіпті.

Материалдық құндылықтарды даналап санап, қарайды. Олардың қатарына өрт жеңдері, өртсөндіргіштер, шамдар, пошта жәшіктері, құралдар, сатылар, сорғылар, қосалқы бөлшектер, модемдер, жинақтағыштар, мөр және мөртабандар кіруі мүмкін. Маркасын, сериялық немесе түгендеу нөмірін, орнын, жай-күйін және толықтығын жазыңыз. Жабдықтың тақтайшасын суретке түсіріңіз, бірақ кадрда құпиясөз немесе кіру QR-коды көрінбесін.

Тікелей тапсыру кезінде маңызды нүктелерді қысқа тексеріңіз: жылу торабын, электр қалқанын және шатырға шығатын есікті ашыңыз; кіруді бақылау жүйесіне әкімшілік рөлмен кіріңіз; камераның ағымдағы күнді көрсететінін тексеріңіз; жабдық паспортын сериялық нөмірі бойынша табыңыз. Тарап объектіге барудан бас тартса, бас тартуды актіге енгізіңіз. Кілттерді кабинетте тексермей тапсыру дауды келесі күнге қалдырады.

Құжаттың жоқтығы бөлек нәтиже ретінде тіркеледі

«Берілмеді» деген тіркес бес сұраққа жауап беруі керек: нақты не жоқ, ол қандай түрде болуы керек еді, құжат кімде болды немесе сақталуға тиіс еді, тапсырушы тарап не айтты және қай мерзімге тапсыруға немесе қалпына келтіруге уәде берді. Әр жоғалған дүниеге негізгі тізімдемедегі ID-ді беріңіз. Сонда талап, жауап, шағым және кейінгі қабылдау бір позицияға қатысты болады.

Құжатты бермей, тек көрсетсе, бар екені туралы жолға қол қоймаңыз. «Қабылданды», «ақаумен қабылданды», «көрсетілді, бірақ берілмеді», «жоқ», «бұл үйге қатысы жоқ», «тексеруді қажет етеді» мәртебелерін қолданыңыз. Бос бағандарды сызып тастаңыз, түзетулерді екі тараптың қолымен растаңыз. ПИК ескертуге қол қоюдан бас тартса, жанына бас тартуды көрсетіп, комиссия куәларын қатыстырыңыз.

Жоқ дүниелердің тізілімін мына түрде тіркеуге болады:

ID | Что не передано | Требуемый вид | Последнее известное место/держатель | Объяснение КСК | Последствие | Кто запрашивает дубликат | Срок | Доказательство
TECH-019 | Паспорт лифта № 2 с записями | оригинал | лифтовая организация по договору № 18 | «на проверке», подтверждения нет | нельзя проверить историю обслуживания | председатель ОСИ | 2026-07-24 | письмо и отметка в акте
FIN-031 | Выписка по сберегательному счёту | электронный оригинал банка | бухгалтер КСК | не предоставлена | остаток накоплений не подтверждён | бухгалтер комиссии | 2026-07-23 | запрос банку, входящий номер
ACC-004 | Администраторский доступ к воротам | действующая учётная запись | телефон бывшего техника | телефон недоступен | нельзя менять пользователей | управляющий | 2026-07-22 | видео проверки, акт

Кездесуден кейін ПИК-ке қол қойылған актіні, жоқ дүниелер тізілімін және нақты позицияларды беру талабын жіберіңіз. Жеткізуді, күнді және жөнелтілім мазмұнын растайтын тәсілді пайдаланыңыз. Әр жол бойынша жазбаша жауап сұраңыз. Телефон әңгімесін жұмысқа қолдануға болады, бірақ ол нақты қай құжаттың қашан берілетініне уәде болғанын нашар дәлелдейді.

Тапсырушы тарап мерзімді бұзса немесе актіге қол қоюдан бас тартса, жергілікті тұрғын үй инспекциясына дәлелдер жинағымен жүгініңіз: меншік иелерінің шешімі, тіркеу құжаттары, хабарлама мен оны алғанын растау, акт жобасы, жоқ дүниелердің тізілімі, хат алмасу, тексерудің фото және видеосы. Әкімшілік құқық бұзушылық туралы кодекстің 320-бабы басқару нысаны немесе басқару субъектісі ауысқанда құжаттама мен техникалық құралдарды тапсыру мерзімін бұзғаны, сондай-ақ актіге қол қоюдан бас тартқаны үшін жауапкершілікті көздейді. Жеке және заңды тұлғаларға әртүрлі айыппұл белгіленген, сондықтан өтініште жазаны өзіңіз есептегеннен гөрі оқиғаны және тарапты дәл сипаттау маңызды.

Әкімшілік айыппұл схеманы қалпына келтірмейді және ақшаны өздігінен қайтармайды. Сонымен қатар телнұсқа көзін анықтаңыз: құрылыс салушының немесе жобалаушының архиві, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы, банк, коммуналдық немесе сервистік ұйым, мердігер, тұрғын үй инспекциясы. Жоғалту мүлікті қорғауға немесе қалдықты өндіріп алуға кедергі жасаса, қазақстандық заңгермен қамтамасыз ету шаралары мен талап қою талаптарын талқылаңыз. Фактісіз жоғалтуды ұрлау деп атамаңыз, бірақ мүлікті иемдену белгілерін «қолда жоқ» деген бейтарап жолға жасырмаңыз.

Қол қойылғаннан кейін архив бірден жұмыс жүйесіне айналады

Қабылданған қораптарды бір ай қоймада қалдыруға болмайды. Алғашқы күндері сақтаушыларды тағайындаңыз, түпнұсқаларды құрғақ жабық бөлмеге орналастырыңыз, электрондық архивтің резервтік көшірмелерін жасап, өзгермейтін бақылау данасын қалыптастырыңыз. Жұмыс көшірмелерін бөлек ұстаңыз, сонда кездейсоқ түзету ПИК нақты берген дүниені жоймайды.

Құжаттарды мазмұны және тізімдемедегі ID-мен бірге сканерлеңіз. Файл атауы ашпай-ақ сұраққа жауап беруі керек: үй, бөлім, ID, құжат, күн және нұсқа. Сканерлегеннен кейін бет санын, бағытын, мөрлердің оқылуын және парақтардың сыртқы беттерінің болуын салыстырыңыз. Мессенджердегі кездейсоқ фотосуреттер жиыны архивті алмастырмайды.

Электрондық тапсыруды үш қабатта сақтаңыз. Бірінші қабатта ПИК берген дүниенің бәрі атауын өзгертпей және түзетпей дәл сол күйінде тұрады. Екіншісі түсінікті атаулар мен каталогтарға реттелген көшірме болады. Үшіншісі күнделікті жұмысқа арналған: онда жаңа нұсқалар, белгілер және МИБ құжаттары пайда болады. Мұндай бөлу кейінгі түзетудің бастапқы күй дәлелін өшіруіне жол бермейді.

Комиссияда маман мен тиісті құрал болса, әр бастапқы файлдың көлемін, алынған күнін және бақылау сомасын жазыңыз. Бақылау сомасы мазмұнның шын екенін растамайды, бірақ файл қабылданғаннан кейін өзгерді ме дегенді көрсетеді. Арнайы құрал болмаса, бастапқы папканы өңдеуге тыйым салып, екі тәуелсіз көшірме жасаңыз. Біреуін негізгі компьютерден бөлек ұстаңыз, әйтпесе диск бұзылса, архив те, оның резерві де жойылады.

Электрондық кестелерді өрістер сипаттамасымен бірге қабылдау керек. Тақырыбы жоқ бағандағы 12500 саны есептеу, төлем, қарыз немесе тарифке көбейтілген алаң болуы мүмкін. Анықтамалықтарды жүктеуді, мәртебелер тізбесін, соңғы жабылған кезеңді және формулалардың түсіндірмесін сұраңыз. Бухгалтерлік немесе диспетчерлік жүйе үшін жүктеу нұсқасын, жазбалар санын және қорытындыны салыстыратын есепті қосымша белгілейді.

Алғашқы сұрыптау кезінде телнұсқаларды жоймаңыз. Атауы ұқсас екі файл бір қолмен немесе қосымшамен ерекшеленуі мүмкін. Алдымен оларды салыстырып, дереккөзі мен күнін анықтаңыз, содан кейін біреуін жұмыс көшірмесі немесе телнұсқа деп белгілеңіз. Бұл қағазға да қатысты: жанында таза ксерокөшірме тұрғаны үшін банктің тірі белгісі бар дананы тастауға болмайды.

QABAT құжаттарды, үй инфрақұрылымын, меншік иелерінің тізілімін, ақша мен есептілікті бір ортада жүргізуге, ал МИБ-ке өту кезінде құжат қабылдауды үйдегі кейінгі жұмыспен байланыстыруға мүмкіндік береді. Платформаны пайдаланған күннің өзінде бастапқы қол қойылған акт пен қағаз түпнұсқаларды қағида бойынша сақтау керек, өйткені цифрлық тәртіп нашар рәсімделген тапсыруды түзетпейді.

Түпнұсқалардың қозғалыс журналын жасаңыз: құжатты кім, қашан, қандай негізде алды, қашан және қандай күйде қайтарды. Қаржылық, техникалық және дербес деректерге қолжетімділікті рөлдер бойынша бөліңіз. Резервтік көшірмені «көшіру аяқталды» деген белгімен емес, таңдалған папканы қалпына келтіру арқылы тексереді.

Бірнеше күннен кейін комиссия қызыл позицияларды бақылау салыстыруынан өткізеді. Әрқайсысы бойынша мына шешімдердің бірі болуы керек: құжат табылып, қосымша актімен қабылданды; телнұсқа алынды; бюджеті мен жауапты адамы бар қалпына келтіру тағайындалды; инспекцияға немесе сотқа өтініш жіберілді; позицияның бұл үйге қатысы жоқ екені расталды. Құжатсыз жолды «шешілді» деген сөзбен жаппаңыз.

Жақсы тізімдеме бір жылдан кейінгі төраға ауысуын да көтереді. Жаңа адам ПИК-тен нақты не келгенін, өту күнінде қандай олқылықтар болғанын, оларды кім жойғанын және растау қайда жатқанын көреді. Егер бұл жауапты бірнеше минутта алу мүмкін болмаса, актінің бірінші бетінде қанша қол тұрса да, қабылдау әлі аяқталған жоқ.